Программа "АвтоДилер" - справочная система. Перейти на сайт autodealer.ru

Счета на оплату

Содержание     В начало  Предыдущий раздел  Следующий раздел

Разделы:

Древовидная структура счетов на оплату

Состояния счетов  на оплату

Счет на оплату

Фильтрация счетов на оплату

Печать документов

Связанные документы

Дополнительные функции

 

Диалоговое окно "Счета на оплату" предназначено для хранения счетов на оплату, зарегистрированных в системе. Счет является требованием оплаты указанной суммы за указанные в нем товары. Оплата производится клиентом по установленным реквизитам предприятия, указанного в счете, в срок, не превышающий срок оплаты счета.  

 

Счета на оплату

subtitle Древовидная структура счетов на оплату

 

В левой части окна диалогового окна "Счета на оплату" представлена древовидная структура, состоящая из групп и подгрупп, предназначенная для структуризации счетов, зарегистрированных в системе (см. "Древовидная структура"). Существует возможность указать группу по умолчанию. При создании нового счета на оплату, для которого явно не указана принадлежность конкретной группе, система устанавливает его принадлежность группе по умолчанию. Группа по умолчанию помечается специальным символом (*).

 

Группы - управление иерархией групп.

 

subtitle Счет на оплату

 

Таблица "Счета на оплату" представляет собой линейный список счетов, разбитый на группы. Набор операций, доступных для счетов, представлен кнопками на панели инструментов, находящейся в верхней части окна "Счета на оплату". Все основные операции продублированы горячими клавишами и пунктами контекстного меню.

 

В диалоговом окне "Счета на оплату" доступны операции добавления, редактирования, удаления. Операции добавления, редактирования выполняются через окно правки счета. Чтобы облегчить восприятие информации, окно правки разделено на несколько разделов:

 

"Документ" -  содержит информацию, касающуюся обязательных данных для счета на оплату - предприятие (наименование, адрес, банковские реквизиты), грузоотправитель  (наименование, адрес, банковские реквизиты), клиент (наименование, адрес, банковские реквизиты), грузополучатель (наименование, адрес, банковские реквизиты).

 

"Информация" - содержит дополнительную, не обязательную для заполнения, информацию по счету: номер счета, дату его создания, срок оплаты счета, менеджера, источник информации, примечание.

 

"Товары" - содержит перечень товаров счета на оплату, их цену, количество, скидки.

 

"Оформление" - содержит информацию по корректности установленных реквизитов счета на оплату.

При добавлении нового счета на оплату система автоматически устанавливает его принадлежность текущей группе. Если счет на оплату создается из группы "Все документы", то система установит его принадлежность группе по умолчанию. Если группа по умолчанию не указана, то счет на оплату будет создан без привязки к группе.

При удалении или редактировании существующего счета на оплату система проверяет:

текущее состояние счета на оплату. Не в любом состоянии возможна правка/удаление документа!

не является ли данный счет на оплату заблокированным другим пользователем;

не попадает ли дата создания счета на оплату в закрытый расчетный период (см. раздел "Дополнительно" окна добавления/правки предприятия счета на оплату).

 

Если все условия выполняются, то система разрешает удаление/правку документа. В противном случае, удаление невозможно, а при попытке правки документа система открывает его на просмотр, запрещая редактирование данных.

subtitle Состояния счетов на оплату

 

Важный и очень информативный признак счета на оплату – его «состояние» (см. "Схему перехода состояний счетов на оплату"). Оно предназначено для характеристики текущего статуса документа и определяет набор действий, которые могут быть к нему применены. Существует возможность выделения документов в диалоговом окне "Счета на оплату", находящихся в разных состояниях, разным цветом (см. "Параметры" раздел "Цвета"). Выделена будет только одна колонка таблицы счетов, содержащая наименования состояний.

subtitle Фильтрация счетов на оплату

 

Для облегчения восприятия больших объемов информации в системе предусмотрена возможность ее фильтрации по различным параметрам. Параметры фильтрации представлены в одноименном окне, доступ к которому можно получить при выборе нужного пункта меню кнопки "Применить фильтрацию". Основные принципы работы фильтрации документов описаны в разделе "Фильтрация".

subtitle Печать документов

 

Из диалогового окна "Счета на оплату" доступна печать счета на оплату, а также связанных с ним платежных документов (см. пункты меню кнопки "Печать документов").

subtitle Связанные документы

 

Система предоставляет возможность создания на основе данных счета на оплату других документов. Их перечень представлен в качестве подменю пункта "Создать" контекстного меню таблицы "Счета на оплату". Неактивные пункты подменю "Создать" свидетельствуют о том, что на основе текущего счета на оплату уже был создан документ указанного типа.

При выборе нужного активного пункта подменю "Создать", система создает нужный документ на основе данных текущего счета на оплату и оповещает пользователя о том, что операция создания прошла успешно. Пользователь может сразу же просмотреть и отредактировать данные созданного им документа.

Все документы, связанные с текущим, представлены в нижней части диалогового окна на панели "Дополнительная информация" в разделе "Документы".  При "двойном клике" по связанному документу система открывает диалоговое окно-список документов соответствующего типа и позиционируется на связанном документе.

subtitle Дополнительные функции

 

Из диалогового окна "Счета на оплату" доступны следующие дополнительные инструменты для работы с документами:

"Закрепление документа" - выполняет операцию закрепления или снятия закрепления документа за текущим пользователем.

"Копирования  счета на оплату" - выполняет создание нового документа и копирование в него всех параметров исходного документа, за исключением даты, состояния, номера и срока оплаты исходного документа. В качестве даты нового документа будет установлена текущая дата. В качестве срока оплаты будет установлен новый срок оплаты в соответствии правилами его настройки (см. раздел "Информация" окна добавления/правки счета на оплату). Документ будет создан в состоянии "оформлен" с номером, автоматически устанавливаемым системой в соответствии с "Механизмом  нумерации документов". Перечень товаров нового документа будет содержать точную копию перечня товаров исходного документа, но без резервирования этих товаров на складе.

"Операция SMS и E-mail рассылки " - выполняет рассылку sms или E-mail сообщений всем клиентам, указанным в выделенной группе документов  (см. "Рассылка сообщений"). У клиентов должны быть установлены соответствующие параметры рассылки сообщений (см. окно добавления/правки контакта).

"Операция сканирования штрих-кода" - считывает сканером значения штрих-кода с документа (при включенной соответствующей настройке) и  выполняет автоматический поиск документа в списке.

"Маркировка" - позволяет помечать метками отдельные документы.

"Перемещение" - позволяет "перетащить" документ из одной группы в другую.

"История" - позволяет получать полный список действий, произведенных с документом с момента его создания (кто и когда создал документ, кто и когда его редактировал).

 

Также система предоставляет возможность настройки визуального отображения  окна путем изменения размеров зон диалогового окна и отключения/включения панели "Дополнительная информация".

 

Info См. также: Операции с документами. Оптимизация по скорости.

 

Кнопки панели инструментов таблицы "Счета на оплату":

Добавление - добавить новый счет на оплату;

Удаление - удалить счет на оплату в Корзину (с нажатой клавишей Shift будет произведено безвозвратное удаление);

Правка - редактировать счет на оплату;

Настройка колонок - настройка отображения колонок в списке счетов на оплату;

Копирование - копирование счета на оплату;

Фильтрация - настройка фильтрации счетов на оплату (установка параметров и статуса активности фильтрации);

Печать - предварительный просмотр печати документов;

История - выводит диалоговое окно истории счета на оплату, предоставляет возможность организации SMS и E-mail рассылки, закрепления документов за пользователями системы.

Информация о клиенте - выводит окно с подробной информацией о клиенте.

SMS - отправить сообщение клиенту(-ам), указанному в выделенном документе(-ам).

Расходная накладная - создать расходную накладную на основании счета.