Программа "АвтоДилер" - справочная система. Перейти на сайт autodealer.ru

Расходные накладные

Содержание     В начало  Предыдущий раздел  Следующий раздел

Разделы:

Древовидная структура расходных накладных

Состояния расходных накладных

Расходная накладная

Фильтрация расходных накладных

Печать документов

Связанные документы

Дополнительные функции

 

Диалоговое окно "Расходные накладные" предназначено для хранения расходных накладных, зарегистрированных в системе. Расходная накладная является подтверждением факта резервирования товара на складе (в состоянии "черновик") или отгрузки товара со склада (в состоянии "оформлен").  

 

Расходные накладные

subtitle Древовидная структура расходных накладных

 

В левой части окна диалогового окна "Расходные накладные" представлена древовидная структура, состоящая из групп и подгрупп, предназначенная для структуризации расходных накладных, зарегистрированных в системе (см. "Древовидная структура"). Существует возможность указать группу по умолчанию. При создании новой расходной накладной, для которой явно не указана принадлежность конкретной группе, система устанавливает ее принадлежность группе по умолчанию. Группа по умолчанию помечается специальным символом (*).

 

Группы - управление иерархией групп.

 

subtitle Расходная накладная

 

Таблица "Расходные накладные" представляет собой линейный список расходных накладных, разбитый на группы. Набор операций, доступных для расходных накладных, представлен кнопками на панели инструментов, находящейся в верхней части окна "Расходные накладные". Все основные операции продублированы горячими клавишами и пунктами контекстного меню.

 

В диалоговом окне "Расходные накладные" доступны операции добавления, редактирования, удаления. Операции добавления, редактирования выполняются через окно правки расходной накладной. Чтобы облегчить восприятие информации, окно правки разделено на несколько разделов:

 

"Документ" -  содержит информацию, касающуюся обязательных данных для расходной накладной - предприятие (наименование, адрес, банковские реквизиты), грузоотправитель  (наименование, адрес, банковские реквизиты), клиент (наименование, адрес, банковские реквизиты), грузополучатель (наименование, адрес, банковские реквизиты).

 

"Информация" - содержит дополнительную, не обязательную для заполнения, информацию по расходной накладной: номер расходной накладной, дату ее создания, менеджера, источник информации, примечание.

 

"Товары" - содержит перечень товаров расходной накладной, их цену, количество, скидки.

 

"Оформление" - содержит информацию по корректности установленных реквизитов расходной накладной.

При добавлении новой расходной накладной система автоматически устанавливает ее принадлежность текущей группе. Если расходная накладная создается из группы "Все документы", то система установит ее принадлежность группе по умолчанию. Если группа по умолчанию не указана, то накладная будет создана без привязки к группе.

При удалении или редактировании существующей расходной накладной система проверяет:

текущее состояние расходной накладной. Не в любом состоянии возможна правка/удаление документа!

не является ли данная расходная накладная заблокированной другим пользователем;

не попадает ли дата создания расходной накладной в закрытый расчетный период (см. раздел "Дополнительно" окна добавления/правки предприятия расходной накладной).

 

Если все условия выполняются, то система разрешает удаление/правку документа. В противном случае, удаление невозможно, а при попытке правки документа система открывает его на просмотр, запрещая редактирование данных.

subtitle Состояния расходных накладных

 

Важный и очень информативный признак расходной накладной – ее «состояние» (см. "Схему перехода состояний расходных накладных"). Оно предназначено для характеристики текущего статуса документа и определяет набор действий, которые могут быть к нему применены. Существует возможность выделения документов в диалоговом окне "Расходные накладные", находящихся в разных состояниях, разным цветом (см. "Параметры" раздел "Цвета"). Выделена будет только одна колонка таблицы расходных накладных, содержащая наименования состояний.

subtitle Фильтрация расходных накладных

 

Для облегчения восприятия больших объемов информации в системе предусмотрена возможность ее фильтрации по различным параметрам. Параметры фильтрации представлены в одноименном окне, доступ к которому можно получить при выборе нужного пункта меню кнопки "Применить фильтрацию". Основные принципы работы фильтрации документов описаны в разделе "Фильтрация".

subtitle Печать документов

 

Из диалогового окна "Расходные накладные" доступна печать расходной накладной, а также связанных с ней платежных документов (см. пункты меню кнопки "Печать документов").

subtitle Связанные документы

 

Система предоставляет возможность создания на основе данных расходной накладной других документов. Их перечень представлен в качестве подменю пункта "Создать" контекстного меню таблицы "Расходные накладные". Неактивные пункты подменю "Создать" свидетельствуют о том, что на основе текущей расходной накладной уже был создан документ указанного типа.

При выборе нужного активного пункта подменю "Создать", система создает нужный документ на основе данных текущей расходной накладной и оповещает пользователя о том, что операция создания прошла успешно. Пользователь может сразу же просмотреть и отредактировать данные созданного им документа.

Все документы, связанные с текущим, представлены в нижней части диалогового окна на панели "Дополнительная информация" в разделе "Документы".  При "двойном клике" по связанному документу система открывает диалоговое окно-список документов соответствующего типа и позиционируется на связанном документе.

Создание связанных документов также возможно в разделе "Платежи" окна добавления/правки расходной накладной.

subtitle Дополнительные функции

 

Из диалогового окна "Расходные накладные" доступны следующие дополнительные инструменты для работы с документами:

"Закрепление документа" - выполняет операцию закрепления или снятия закрепления документа за текущим пользователем.

"Копирования  расходной накладной" - выполняет создание нового документа и копирование в него всех параметров исходного документа, за исключением даты, состояния, номера и платежей исходного документа (см. "Копирование документов"). При этом перечень товаров нового документа будет содержать точную копию перечня товаров исходного документа, но без резервирования этих товаров на складе.

"Операция SMS и E-mail рассылки " - выполняет рассылку sms или E-mail сообщения всем клиентам, указанным в выделенной группе документов  (см. "Рассылка сообщений"). У клиентов должны быть установлены соответствующие параметры рассылки сообщений (см. окно добавления/правки контакта).

"Операция сканирования штрих-кода" - считывает сканером значения штрих-кода с документа (при включенной соответствующей настройке) и  выполняет автоматический поиск документа в списке.

"Маркировка" - позволяет помечать метками отдельные документы.

"Перемещение" - позволяет "перетащить" документ из одной группы в другую.

"История" - позволяет получать полный список действий, произведенных с документом с момента его создания (кто и когда создал документ, кто и когда его редактировал).

"Платежи" - позволяет редактировать платежи по документу независимо от его состояния. Редактор платежей вызывается через контекстное меню документа.

 

Также система предоставляет возможность настройки визуального отображения  окна путем изменения размеров зон диалогового окна и отключения/включения панели "Дополнительная информация".

 

Info См. также: Операции с документами. Оптимизация по скорости.

 

Кнопки панели инструментов таблицы "Расходные накладные":

Добавление - добавить новую расходную накладную;

Удаление - удалить расходную накладную в Корзину (с нажатой клавишей Shift будет произведено безвозвратное удаление);

Правка - редактировать расходную накладную;

Настройка колонок - настройка отображения колонок в списке расходных накладных;

Копирование - копирование расходной накладной;

Фильтрация - настройка фильтрации расходных накладных (установка параметров и статуса активности фильтрации);

Печать - пункты выпадающего меню кнопки выводят в окно предварительного просмотра следующие документы: счет на оплату, расходную накладную, счет-фактуру, расходную-накладную ТОРГ-12.

История - выводит диалоговое окно истории расходной накладной, предоставляет возможность организации SMS и E-mail рассылки, закрепления документов за пользователями системы.

Информация о клиенте - выводит окно с подробной информацией о клиенте.

SMS - отправить сообщение клиенту(-ам), указанному в выделенном документе(-ам).

Связанный документ - создать связанный документ на основании расходной накладной (счет, счет-фактура, ПКО).