Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени предназначен для учета планируемого и фактически отработанного времени сотрудников, а также используется для расчета заработной платы. Для доступа к табелю в главном меню выберите Управление > Зарплата > Табель учета рабочего времени. При необходимости можно настроить права доступа к табелю учета рабочего времени.
Настройка табеля
Рабочие и нерабочие дни
Перед заполнением табеля необходимо настроить рабочие и нерабочие дни. Настроенные типы дней отображаются на панели инструментов табеля и используются для его заполнения.
Чтобы настроить рабочие и нерабочие дни, нажмите кнопку [⚙️ Настройки], расположенную в правом верхнем углу табеля. Настройки разделены на две вкладки: [Рабочие дни] и [Нерабочие дни].
Рабочие дни
На вкладке [Рабочие дни] можно создать несколько вариантов продолжительности рабочего дня. Это позволяет использовать разные графики работы сотрудников. Ненужные варианты можно скрыть, отключив их отображение в табеле.
На вкладке доступны следующие действия:
| Действие | Инструкция |
|---|---|
| Создание продолжительности рабочего дня | Чтобы создать новый вариант продолжительности рабочего дня, нажмите кнопку [+] Добавить. В появившейся строке введите количество рабочих часов. |
| Изменение продолжительности рабочего дня | Чтобы изменить продолжительность рабочего дня, в строке нужного варианта измените количество часов в поле справа. |
| Удаление продолжительности рабочего дня | Чтобы удалить продолжительность рабочего дня, нажмите кнопку [✕] справа от нужного варианта. |
| Отображение продолжительности рабочего дня | Чтобы сделать продолжительность рабочего дня доступной или недоступной для выбора в табеле, установите или снимите флажок слева от нужного варианта. |
Нерабочие дни
На вкладке [Нерабочие дни] можно выбрать типы нерабочих дней, которые будут использоваться при заполнении табеля. Для каждого типа можно выбрать вариант отображения: иконку или буквенное обозначение.
В табеле могут использоваться, например, больничный, отпуск, прогул, командировка и другие типы нерабочих дней. Неиспользуемые типы можно отключить.
На вкладке доступны следующие действия:
| Действие | Инструкция |
|---|---|
| Изменение отображения нерабочего дня | Чтобы изменить отображение нерабочего дня, выберите нужный вариант в строке соответствующего типа. |
| Отображение типа нерабочего дня | Чтобы сделать тип нерабочего дня доступным или недоступным для выбора в табеле, установите или снимите флажок слева от нужного типа. Тип нерабочего дня «Выходной» нельзя скрыть из табеля. |
Видеоурок по настройке рабочих и нерабочих дней в табеле учета рабочего времени:
Выбор периода и предприятия
После настройки рабочих и нерабочих дней необходимо указать период и предприятие, для которых заполняется табель. В левой верхней части табеля доступны следующие параметры:
- Год и месяц — выберите год и месяц, за которые заполняется табель. Для перехода к предыдущему или следующему месяцу используйте стрелки рядом с периодом.
В табеле ячейки прошедших дней и текущего дня отмечены серым цветом. Текущая дата дополнительно выделена синим кружком.
- Предприятие — выберите предприятие, для которого заполняется табель. Для каждого предприятия ведется отдельный табель со своим списком сотрудников.
- Отдел — выберите отдел, для которого заполняется табель. Чтобы отобразить сотрудников без отдела, выберите значение «Отдел не указан».
Заполнение табеля
Табель заполняется отдельно для планируемого и фактически отработанного времени. Перед заполнением выберите режим План или Факт.
Если перед заполнением табеля нужно посмотреть или уточнить сведения о сотруднике, можно перейти к его карточке прямо из табеля. Для этого нажмите иконку [↗], расположенную рядом с именем сотрудника.
Для удобства заполнения табеля доступны следующие действия:
| Действие | Инструкция |
|---|---|
| Выделение ячеек | Чтобы ускорить заполнение табеля, можно одновременно выделить несколько ячеек и указать для них одинаковое значение. Доступны следующие способы выделения: 1. Строка — нажмите на ячейку с именем сотрудника.  2. Столбец — нажмите на ячейку с датой.  3. Диапазон — нажмите левой кнопкой мыши на нужную ячейку и, не отпуская кнопку, переместите курсор до последней ячейки диапазона. Выделение можно выполнять в любом направлении.  4. Несколько несмежных диапазонов или ячеек — удерживайте клавишу [Ctrl] и последовательно выделяйте нужные ячейки или диапазоны.  |
| Запретить редактирование значений | Чтобы запретить редактирование конкретного сотрудника в табеле, в столбце Сотрудник нажмите на иконку открытого замка [🔓] справа от его имени. Для запрета редактирования конкретного отдела нажмите на иконку открытого замка на уровне отдела. После этого иконка изменится на закрытый замок [🔒], а редактирование будет заблокировано. Заблокированные строки визуально отображаются бледнее остальных.  Блокировка редактирования действует на все периоды, включая последующие месяцы. После блокировки сотрудника или отдела можно выполнить массовое заполнение — данные в заблокированных строках не изменятся.  |
При необходимости данные можно скорректировать. Для этого доступны следующие действия:
| Действие | Инструкция |
|---|---|
| Изменение количества смен (рабочих дней) | Для окладной схемы начисления в табеле доступен столбец Кол-во смен. Столбец используется только при расчете оклада с месячной ставкой и отражает отношение планового количества смен к фактическому. По умолчанию в столбце Кол-во смен указано плановое количество рабочих дней в месяце согласно производственному календарю страны — России или Казахстана. Если плановое количество рабочих дней не соответствует графику работы предприятия, измените значение в столбце Кол-во смен. Для изменения количества смен дважды щелкните нужную ячейку столбца Кол-во смен и введите необходимое значение.  |
| Очистка значений | Чтобы удалить заполненное значение, выберите нужную ячейку или диапазон и нажмите на иконку ластика.  В зависимости от выбранного режима будут удалены значения плана или факта. После очистки фактического значения в ячейке отображается плановое значение.  |
| Отмена изменений | Чтобы отменить последнее изменение, нажмите на иконку отмены [⟲︎]. При повторном нажатии система последовательно отменит предыдущие изменения. |
Заполнение плановых и фактических значений
Для заполнения табеля используются следующие режимы:
- План — для указания планируемого рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
- Факт — для указания фактически отработанного времени и фактических нерабочих дней сотрудников.
Чтобы заполнить табель, выберите нужный режим: План или Факт. После выбора режима выделите нужный диапазон и на панели выберите нужный тип рабочего или нерабочего дня. Также можно нажать правой кнопкой мыши по выделенной области и выбрать нужный тип в появившемся списке.
Если сотрудник по плану должен был работать, но фактически находился на больничном, в соответствующих ячейках выберите тип нерабочего дня «Больничный».
Итоговые значения планового и фактически отработанного времени отображаются в часах в крайних правых столбцах таблицы. Если фактически отработанное время отличается от планового, итоговое фактическое значение выделяется красным цветом.
Установить фактическое значение согласно плану
Если плановые и фактические значения рабочего времени и нерабочих дней совпадают, можно не заполнять каждую ячейку отдельно. Выделите нужный диапазон в режиме Факт и нажмите кнопку [=]. Система автоматически перенесет плановые значения в соответствующие фактические ячейки.
Отображение плановых и фактических значений
Плановые значения рабочего времени и нерабочих дней отображаются серым цветом, а фактические — цветом, соответствующим типу рабочего или нерабочего дня.
Печать табеля
После заполнения табель можно сохранить в формате PDF или Excel либо распечатать.
Чтобы распечатать табель, нажмите кнопку [Принтер]. В открывшемся списке выберите плановые или фактические данные табеля. При нажатии на нужный вариант открывается печатная форма в формате PDF. Чтобы сохранить табель в формате Excel, нажмите кнопку [Excel], расположенную справа от нужного варианта.
Печатная форма содержит список сотрудников, сведения о рабочем времени и итоговые значения.
Цветовые обозначения и иконки, используемые при заполнении табеля в программе, в печатную форму не переносятся.
Видеоурок по работе с табелем учета рабочего времени: