Импорт клиентов из внешнего файла

Система "АвтоДилер" предусматривает возможность импорта (загрузки) клиентов из внешнего файла.

 

Загрузка файла данных

 

 

Кнопка «Открыть» вызовет диалог выбора файла. Файл должен быть в формате XLS, XLSX (Microsoft Excel).

 

Первая строка заголовок - указывает, находится ли в первой строке файла имена столбцов или значения.

Просмотр - информация о том, сколько в файле содержится записей. Зеленой стрелкой (клик левой кнопкой мыши) Вы можете указать строку, с которой следует начинать импорт. Красной стрелкой (клик правой кнопкой мыши) Вы можете указать строку, на которой следует прекратить импорт.

 

Параметры

 

 

Автозамена - позволяет изменять содержимое исходного файла (слова или фразы) на другие значения.

 

Поля импорта - список полей справочника "Клиенты". Жирным выделены обязательные для заполнения поля.

Поле - имя поля из исходного файла, которое будет подставлено для заполнения соответствующего поля справочника. В выпадающем списке перечислены все поля из исходного файла.

Значение - указывается значение для полей, которых нет в файле. Также будет взято значение из этого поля, в том случае если в исходном файле будет пустое значение для указанного поля (значение по умолчанию).

 

Клиент :

•Наименование - краткое наименование клиента (30 символов);

•Полное наименование - полное наименование клиента (100 символов);

•ИНН - индивидуальный номер налогоплательщика (20 символов);

•КПП - код причины постановки на учет (20 символов);

•ОКПО - код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (20 символов);

•Дата рождения - дата рождения клиента;

•Пол - пол клиента. В поле "Значение" Вы можете установить пол по умолчанию: Мужской или Женский. Для того чтобы программа корректно смогла отобразить поле "Пол" из Вашего файла в нижней части окна появляются дополнительные поля, в которых Вам необходимо указать как в исходном файле обозначается мужской и женский пол. Например, в Вашем файле мужской пол обозначается одной буквой "М", а женский - "Ж". Тогда Вам нужно в дополнительных полях напротив надписи "Мужской" поставить букву "М", а напротив "Женский" - "Ж". Тогда, при импорте файла, в тех строках где стояло значение "М" в справочнике будет стоять параметр "Мужской", аналогично и с женским полом. Если при импорте программа не смогла сопоставить данные из файла и данные из дополнительных полей, и нет значения пол умолчанию, то значение поля "Пол" будет "нет данных";

•Лицо - признак физического/юридического лица. . В поле "Значение" по умолчанию Вы можете определить статус лица, т.е. Физическое или Юридическое. Если в файле для импорта была такая колонка, то перенос данных происходит аналогично полю "Пол". Т.е. внизу появляются дополнительные поля: "Физическое лицо"  и "Юридическое лицо". Каждому этому параметру Вы вписываете обозначения из Вашей таблицы, например "Физ" для физических лиц и "Юр" для юридических. Таким образом, при импорте данных из Вашего файла данным будут записаны в соответствующие значения. Если при импорте программа не смогла сопоставить значение ячейки из Вашего файла со значением из дополнительных полей, и нет значения по умолчанию, то значение будет установлено "Физическое лицо";

•Заметки - любая дополнительная информация о клиенте (4096 символов);

•Срок оплаты - количество дней, в течение которых счет на оплату, выставленный клиенту, должен быть оплачен;

•Скидка на товары - процент, предоставляемый в качестве скидки, на приобретаемые клиентом товары;

•Скидка на работы - процент, предоставляемый в качестве скидки, на оказанные клиенту услуги (работы).

 

Контактная информация :

•Индекс - почтовый индекс (10 символов);

•Страна - страна местонахождения клиента (100 символов);

•Район, область, край - район, область, край местонахождения клиента (100 символов);

•Город - город местонахождения клиента (50 символов);

•Улица - улица местонахождения клиента (50 символов);

•Дом - номер дома местонахождения клиента (5 символов);

•Строение, корпус - номер строения, корпуса местонахождения клиента (5 символов);

•Квартира, офис - номер квартиры, офиса местонахождения клиента (5 символов);

•Тип адреса - признак физического/юридического адреса. В поле "Значение" по умолчанию Вы можете определить тип адреса, т.е. Фактический или Юридический. Если в файле для импорта была колонка определяющая тип адреса, то перенос данных происходит аналогично полю "Пол" и "Лицо". Т.е. внизу появляются дополнительные поля: "Фактический адрес"  и "Юридический адрес". Каждому этому параметру Вы вписываете обозначения из Вашей таблицы, например "Фактич" для фактических адресов и "Юр" для юридических. Таким образом, при импорте данных из Вашего файла данным будут записаны в соответствующие значения. Если при импорте программа не смогла сопоставить значение ячейки из Вашего файла со значением из дополнительных полей, и нет значения по умолчанию, то значение будет установлено "Фактический адрес";

•Телефон - список телефонов клиента (255 символов);

•Мобильный телефон - мобильный телефон клиента (20 символов);

•Разрешить отправку SMS - признак разрешения/запрета отправки SMS на мобильный телефон клиента. В поле "Значение" по умолчанию Вы можете определить разрешать или запрещать отправку SMS. Если в файле для импорта была колонка определяющая разрешение или запрет отправки SMS, то перенос данных происходит аналогично полю "Пол", "Лицо" и "Тип адреса". Т.е. внизу появляются дополнительные поля: "Разрешить отправку SMS"  и "Запретить отправку SMS". Каждому этому параметру Вы вписываете обозначения из Вашей таблицы, например "Разр" для разрешения и "Запр" для запрета. Таким образом, при импорте данных из Вашего файла данным будут записаны в соответствующие значения;

•Факс - список факсов клиента (100 символов);

•WWW - список ссылок на сайты клиента в Интернет (255 символов);

•E-mail - список адресов электронной почты клиента (255 символов);

•ICQ - список номеров ICQ клиента (50 символов);

•Описание контакта - любая дополнительная информация к контакту (4096 символов);

 

Реквизиты :

•Банк - наименование банка клиента. Данные используются для оформления платежных и других документов (255 символов);

•БИК - банковский идентификационный код (20 символов).

•Кор. счет банка - корреспондентский счет банка (20 символов);

•Адрес банка - адрес банка (350 символов);

•Расчетный счет - расчетный счет банка (20 символов).

При импорте данных из файла поиск банка осуществляется по его БИК. Если БИК банка не найден в справочнике "Банки", то будет введена новая запись, в которую будут занесены данный из полей "БИК", "Кор.счет", "Наименование банка", "Адрес".

 

Атрибуты - дополнительные значения, указанные пользователем.

Номер дисконтной (бонусной) карты.

 

Остановится после первой ошибки. В случае если поставлена эта опция, то то процесс импорта будет остановлен после возникновения любой ошибки.

 

Стандартные ошибки:

•Ошибка формата данных: возникает в том случае, если в поле числового типа заносится текстовое значение.

•Ошибка при добавлении записи: возникает в том случае если недостаточно данных в строке исходного файла.

•Ошибка "Недостаточно данных для импорта": возникает в том случае, если нет данных для обязательных полей.

 

Предупреждения:

•Ошибка "Недостаточно данных для добавления реквизита": возникает в том случае, если в файле импорта указаны не все данные для заполнения обязательных полей реквизита. Данные о реквизите не добавляются в справочник.

•Ошибка "Слишком длинное значение": возникает в том случае, если значение в файле импорта длиннее, чем может храниться в справочнике. Значение обрезается.

•Ошибка "Не достаточно данных для добавления контакта (Не указан город)": возникает в том случае, если в файле импорта не указан город - обязательное поле для добавления контакта. Контакт не добавляется в справочник.

 

Записи, в которых произошли ошибки, не будут импортированы. В процессе импорта строки, имеющие слишком длинное значение, будут обрезаны.

Импорт

 

Отображается ход импорта данных, а также все ошибки и предупреждения.

 

Начать импорт  - будет начат процесс импорта данных.

Прервать  - импорт будет прерван. Данные, которые уже были импортированы до нажатия могут быть подтверждены и сохранены.

Подтвердить  - занести импортированные данные в справочник. При этом в окне "Клиенты" в списке групп появится новая группа "Импортированные данные". Именно в эту группу будут внесены все клиенты из файла импорта.