Важный и очень информативный признак документа – его "состояние". Оно предназначено для характеристики текущего статуса документа и определяет набор действий, которые могут быть к нему применены. Существует возможность выделения документов, находящихся в разных состояниях, разным цветом. Выделена будет только колонка таблицы документов, содержащая наименования состояний документов. Рассмотрим набор возможных состояний:

создан – документ введен в систему. При поступлении на предприятие пачки бланков – она должна быть введена в систему. Ввод выполняется через окно "Ввода документов", то есть, фактически происходит регистрация в системе документов с некоторым диапазоном номеров. Только что введенные документы, еще не прошедшие проверку правильности ввода, принимают состояние "создан". Так как регистрация таких документов в системе еще не закончена, то они не могут быть использованы для оформления диагностических карт, но могут быть удалены. После того, как документы были введены, пользователь проверяет правильность ввода документов. Если все документы были введены верно и соответствуют своим фактически существующим оригиналам, то пользователь переводит их в состояние "свободен" (то есть, доступен для каких-либо действий) – (см. окно "Смены состояния документов"), если же какие-то документы были введены не верно (были обнаружены какие-либо несоответствия с фактически существующими оригиналами), то эти документы удаляются из системы ввиду их непригодности.

В состоянии "создан" документ может быть либо удален (ввиду неправильно его ввода), либо переведен в состояние "свободен".

свободен – документ доступен для каких-либо действий. Свободный документ может стать утраченным (когда он потерян). Свободный документ может стать испорченным (например, его может испортить принтер или неправильно заполнить пользователь). По нему может быть зарегистрирована диагностическая карта, тогда ему (бланку талона) будет установлено состояние зарегистрированной по нему диагностической карты ("черновик" или "оформлен"). Документ в данном состоянии удалить можно только в том случае, если по нему еще не было проведено никаких действий (нет истории).

черновик – состояние документа, обозначающее, что с документом (талоном) связана диагностическая карта, которая по тем или иным причинам (например, в связи с тем, что какие-то данные диагностической карты не были заполнены) не была оформлена. Диагностическую карту можно оформить, когда все данные, необходимые для ее печати указаны (см. окно добавления/правки диагностической карты).

Талон связан с диагностической картой следующим образом: бланк введен в систему некоторым предприятием (см. окно "Ввода документов"), а диагностическая карта зарегистрирована экспертом (см. окно добавления/правки диагностической карты), который является сотрудником этого же предприятия.        

С "черновиком" всегда связана диагностическая карта. Документ нельзя сделать "черновиком" через окно "Смены состояния документа" (см. окно "Смены состояния документов"). Документ может стать "черновиком" только при регистрации диагностической карты по этому документу (бланку) в состоянии "черновик". В этом случае, всем связанным с ней (диагностической картой) документам автоматически системой назначается состояние "черновик" (см. окно добавления/правки диагностической карты).

Из состояния "черновик" документ может стать испорченным (бланк был испорчен - порван, не правильно заполнен данными и т.д.), утраченным (бланк был потерян), аннулированным, оформленным (если диагностическая карта, зарегистрированная по бланку, будет переведена в состояние "оформлен"). При удалении диагностической карты, зарегистрированной по бланку, бланку назначается состояние "свободен".

оформлен – состояние документа, обозначающее, что по данному бланку оформлена диагностическая карта. Связь диагностической карты и бланка в этом случае такая же, как и при регистрации диагностической карты в состоянии "черновик" (см. выше).

С оформленным документом (бланком) всегда связана диагностическая карта. Документ (бланк) нельзя оформить через окно "Смены состояния документа" (см. окно "Смена состояния документов"). Документ может быть оформлен только при оформлении диагностической карты по этому документу (бланку). При оформлении диагностической карты, всем связанным с ней документам автоматически системой назначается состояние "оформлен" (см. окно добавления/правки диагностической карты). Из состояния "оформлен" документ может стать испорченным (например, испорчен клиентом), утраченным (бланк был потерян).

испорчен – состояние документа, обозначающее, что документ уже не доступен для каких-либо действий, так как его фактически существующий оригинал претерпел некоторые изменения, которые несопоставимы с его дальнейшим использованием.

При порче бланка через окно "Смены состояния документов" (см. окно "Смены состояния документов"), зарегистрированная по нему диагностическая карта (если такая есть) не изменяет своего состояния.

Доступна операция "возврата состояния", если состояние "испорчен" было установлено по ошибке.

утрачен – состояние документа, обозначающее, что фактически существующий оригинал документа утерян.

При потере бланка через окно "Смены состояния документов" (см. окно "Смены состояния документов"), зарегистрированная по нему диагностическая карта (если такая есть) не изменяет своего состояния.

Состояние "утрачен" может не являться конечным состоянием документа в том случае, если документ все-таки был найден. А найденный документ, в свою очередь, может оказаться "свободным" (то есть, по утерянному бланку не было зарегистрировано диагностической карты), "испорченным" (то есть, бланк претерпел некоторые изменения, например, был порван, и дальнейшее его использование в связи с этим не представляется возможным) и "аннулированным".

Доступна операция "возврата состояния", если состояние "утрачен" было установлено по ошибке.

аннулирован – состояние документа, обозначающее, что документ прекратил свое действие по некоторой причине, не указанной выше.

При аннулировании документа (бланка) через окно "Смены состояния документов" (см. окно "Смены состояния документов"), зарегистрированная по нему диагностическая карта (если такая есть) не изменяет своего состояния.

Доступна операция "возврата состояния", если состояние "аннулирован" было установлено по ошибке.

На рисунке (см. выше) представлен набор состояний бланков и возможные переходы между ними. Переходы, выделенные пунктирными линиями, доступны только администратору системы (см. "Менеджер пользователей"), так как, по сути, являются откатом подтвержденных операций (порчи, утраты, аннулирования бланков).