Важный и очень информативный признак счета на оплату – его «состояние». Оно предназначено для характеристики текущего статуса документа и определяет набор действий, которые могут быть к нему применены. Существует возможность выделения документов в диалоговом окне "Счета на оплату" (см. "Счета на оплату"), находящихся в разных состояниях, разным цветом (см. "Параметры" раздел "Цвета"). Выделена будет только колонка таблицы документов (счетов), содержащая наименования состояний документов. Рассмотрим набор возможных состояний счетов на оплату:

•оформлен - счет на оплату сформирован и указаны все данные, обязательные для оформления счета. По такому счету может быть сформирована расходная накладная. Тогда счет примет состояние "заблокирован". Если срок оплаты, указанный в счете, пройдет и на этот момент по счету не будет создана расходная накладная - счет примет состояние "аннулирован", то есть, срок его действия истечет.

•аннулирован - Состояние "аннулирован" назначается счету автоматически системой в том случае, если по нему не создана расходная накладная и срок оплаты, указанный в нем - истек (см. раздел "Информация" окна добавления/правки счета). Срок оплаты истекает, когда текущее системное время начинает превышать указанную в счете дату оплаты. Если счет принимает состояние "аннулирован", то снимается резерв товаров, указанных в счете, на складе.

По аннулированному счету нельзя создать расходную накладную (то есть, перевести счет в состояние "заблокирован"). Для этого необходимо сначала перевести счет из состояния "аннулирован" в состояние "оформлен", нужно открыть раздел "Информация" окна добавления/правки счета и установить новую дату оплаты счета, превышающую или совпадающую с текущей системной датой.

•заблокирован - счет на оплату, по которому сформирована расходная накладная. Заблокированный счет не доступен для правки или удаления, так как по нему сформирован документ (расходная накладная), регистрирующий реализацию товара (см. "Расходные накладные"). Если расходная накладная по счету на оплату будет удалена, то счет примет состояние "оформлен" (если его срок оплаты еще не истек) или "аннулирован" (если его срок оплаты уже истек).

На рисунке (см. выше) представлен набор состояний счетов на оплату и возможные переходы между ними.