Важный и очень информативный признак приходной  накладной – ее «состояние». Оно предназначено для характеристики текущего статуса документа и определяет набор действий, которые могут быть к нему применены. Существует возможность выделения документов в диалоговом окне "Приходные накладные" (см. "Приходные накладные"), находящихся в разных состояниях, разным цветом (см. "Параметры" раздел "Цвета"). Выделена будет только колонка таблицы документов (приходных накладных), содержащая наименования состояний документов. Рассмотрим набор возможных состояний приходных накладных:

•черновик - приходная накладная сформирована, но указаны не все данные, необходимые для ее оформления, или, по той или иной причине, существует необходимость оставить приходную накладную в режиме "правки", например, в том случае, если фактически товары еще не были отгружены на склад предприятия, то и фактическое поступление товаров на склад в программе также должно быть приостановлено, чтобы не допустить реализации еще не поступившего товара. Состояние "черновик" приходной накладной указывает на то, что документ, подтверждающий факт прихода товаров на склад уже сформирован, но фактическое поступление на склад этих товаров еще не произошло, остатки на складе указанных позиций товаров еще не увеличились. В момент оформления документа, происходит фактическое поступление на склад указанного в нем товара.

•оформлен - приходная накладная сформирована и указаны все данные, необходимые для ее оформления. Считается, что товары оформленной приходной накладной отгружены на склад предприятия, которым была сформирована накладная и доступны для дальнейшего использования (реализации, возврата поставщику и т.д.), поэтому администратору доступна правка товаров оформленной приходной накладной, только если она не затрагивает товары приходной накладной, которые уже списаны, реализованы, возвращены. То есть, нельзя установить количество товаров прихода меньшее, чем количество товаров в документе, фиксирующем списание с этого прихода.

На рисунке (см. выше) представлен набор состояний приходных накладных и возможные переходы между ними.