Заказ-наряд на ремонт. Почему его нужно использовать?

Наряд-заказ — основной документ в автосервисе, где прописывается задание на диагностику, ремонт, тюнинг или дооснащение. Форма заполнения заказ-наряда не регламентирована, из-за чего могут возникать трудности при разработке бланков. Разберем, в каких случаях предприятию требуется оформлять заказ-наряды и как это делать правильно.

Для чего нужен заказ-наряд сервисному центру?

Заказ-наряд утверждает деловые отношения между автосервисом и клиентом. Он включает сразу несколько специальных документов:

  • Акт договорных обязательств, где СТО обязуется выполнить некоторые работы, а клиент — оплатить их. Заверяется подписями и печатями, имеет юридическую силу.
  • Техническое задание — указание работникам, какие работы над какими агрегатами автомобиля следует выполнить.
  • Расчет стоимости — планируемая стоимость всех работ, запчастей и расходных материалов на основании действующих расценок. По окончании работ стоимость может измениться.

«Расходные материалы» — весьма коварная статья расходов в автосервисе. Рассказываем о ней подробнее в отдельной статье.

Заказ-наряд относится к первичной бухгалтерской документации и необходим для аудита и подготовки финансовой отчетности предприятия. Именно на основании этого документа автосервис может законно получать оплату от физических и юридических лиц за предоставленные услуги.

Важно! Наряд-заказ не может считаться актом выполненных работ автосервиса. В документе прописываются только планируемый объём работ. Использование бланков заказ-наряда не освобождает предприятие от использования актов выполненных работ и приемки транспортного средства.

Как заполнять заказ наряд — что прописывается в документе?

В заказ-наряде обязательно нужно внести следующие сведения:

  • Информация об автосервисе: название и адрес юридического лица, ИНН, данные о регистрации ИП (опционально), ФИО ответственного мастера.
  • Данные об автомобиле: марка и модель, год выпуска и комплектация, регистрационный номер или VIN-код. По согласованию сторон указываются все серийные номера автомобиля: например, идентификаторы Т-Mark, предупреждающие кражу запчастей на автомобилях Toyota.
  • Информация о клиенте: ФИО, телефон и адрес проживания. Если клиент — юридическое лицо, обязательно требуется ИНН и адрес регистрации предприятия.
  • Сроки: дата и время принятия и возврата автомобиля. При комплексном обслуживании или сложном ремонте указываются даты завершении промежуточных этапов.
  • Перечень услуг и используемых запчастей: указывается весь спектр работ и все детали, необходимые для ремонта автомобиля. При этом автосервис не вправе добавлять дополнительные платные услуги в заказ-наряд после подписания без согласования с клиентом.
  • Цена работ и расходных материалов, порядок оплаты. Важно: клиент может отказаться от оплаты, если стоимость, указанная в заказ-наряде, не была предварительно согласована.
Хотите упростить и упорядочить учёт запчастей?

Попробуйте «АвтоДилер Онлайн»!

Дополнительно в заказ-наряде прописываются условия гарантии автосервиса, также список рекомендаций для клиента. В списке отмечаются все вторичные или независимые неисправности, которые были обнаружены при диагностике автомобиля, а также сроки следующего регламентного ТО. Если клиент не пожелает устранить проблемы сразу, список с рекомендациями станет защитой автосервиса от возможных претензий в дальнейшем.

Заказ-наряд подписывают обе стороны: менеджер автосервиса и клиент.

Работа и учет заказ-нарядов автосервиса

Наряд-заказ — подотчетный документ, который используется в бухгалтерии СТО для составления финансовых отчетов. Учет и хранение заказ-нарядов регламентируется требованиями №54-ФЗ от 22.05.2003. Так, заказ-наряды лимитировано печатаются в офисе автосервиса, все пустые бланки хранятся в сейфе руководителя или бухгалтера без подписей и печатей.

Автосервис может составить предварительный заказ-наряд, исходя из описания клиента или результата первичного осмотра. Далее можно заполнить новый бланк, основываясь на более полных данных, полученных при глубокой диагностике.

Все выполненные заказ-наряды хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет, после чего могут быть уничтожены согласно установленному порядку на предприятии. До окончания действия гарантийного периода, прописанного в договоре, бланки наряд-заказов хранятся в сейфе или хранилище.

В каких случаях СТО не требуются заказ-наряды?

В составлении наряд-заказа нет необходимости при предоставлении отдельной унитарной услуги, например:

  • мойка кузова или химчистка салона;
  • электронная диагностика двигателя;
  • шиномонтаж.

Если работа выполняется в присутствии владельца авто, для СТО достаточно предоставить квитанцию для оплаты или выдать стандартный кассовый чек. Также оформление заказ-наряда на выполненные работы не требуется, если клиент сам воспользовался профильным оборудованием автосервиса — например, подкачал шины на компрессорной станции.

Рекомендации: что нужно помнить автосервису при работе по заказ-нарядам?

При разработке заказ-наряда стоит придерживаться ряда рекомендаций, которые помогут защитить интересы автосервиса от возможных претензий со стороны клиента.

  • В приложении к заказ-наряду обязательно требуется оформление акта на передачу-приемку транспортного средства, в котором указывается техническое состояние. В приложении необходимо подробно указать комплектность и все технические дефекты или косметические повреждения на момент принятия транспорта в ремонт.
  • При самостоятельной разработке формы заказ-наряда следует учесть все требования налоговой службы РФ, прописанные в «Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности», которые обозначены в письме № ВК-6-16/210 от 31.03.1998. Иначе заказ-наряды не смогут использоваться как подтверждающие документы при расчетах с клиентами.
  • При заполнении бланка следует максимально подробно описывать все платные услуги, оказанные сервисменами при ремонте: дефектование и мойку запчастей, съем и установку или разборку и сборку крупных узлов. Это поможет избежать претензий клиента о навязывании лишних услуг.

Для оптимизации документооборота стоит использовать профильный софт, позволяющий быстро заполнить заказ-наряд по данным, полученным от клиента. «АвтоДилер Онлайн» позволяет сформировать бланк наряд-заказа исходя из акта осмотра или дефектовки, а также напечатать документ в один клик.

Мы посвятили акту осмотра отдельную статью. Прочитайте и узнайте, насколько этот документ важен для безопасности вашего автосервиса.

Заказ-наряд на ремонт автомобиля

Заказ-наряд на ремонт авто используется в качестве упрощенного договора подряда, который оформляется в автосервисе до начала работ. Также документ может использоваться в качестве квитанции на оплату услуг и акта приёма-передачи транспортного средства. В последнем случае типовой бланк заказ-наряда требуется доработать:  добавить приложение, где будут прописываться техническое состояние и комплектность автомобиля до ремонта — под подпись клиента.

Порядок оформления заказ-наряда для автосервиса

При выполнении типовых работ или регламентного обслуживания автосервис может создавать предварительные заказ-наряды без проведения полной диагностики. В список услуг, подходящих для оформления предварительного наряд-заказа, входят:

  • Дилерское ТО — обслуживание транспортного средства после обкатки и в первые 3 года эксплуатации.
  • Замена отдельных агрегатов без ремонта и настройки — установка нового генератора, замена свечей и катушек зажигания, монтаж радиатора и т.п.
  • Пакетное дооснащение — расширение штатной комплектации дополнительными модулями, например, монтаж охранного комплекса или системы обогрева сидений.
Поиск запчастей занимает много времени?

Воспользуйтесь каталогами «АвтоДилер Онлайн»!

Если услуга предполагает предварительную диагностику неисправности либо затрагивает несколько агрегатных узлов, использование предварительного наряд-заказа нецелесообразно.

После подписания бланка клиентом и менеджером СТО документ считается официально заверенным.

Преимущества использования заказ-наряд на ремонт автомобиля для автосервиса

От использования актов заказ-наряд на автомобили в выигрыше остаются и клиенты, и СТО.

Преимущества для автосервисаВозможные недостаткиПреимущества для клиента
Документ закрепляет деловые отношения между СТО и клиентом, что гарантирует сервису получение оплаты за выполненные работы.Заказ-наряд не заменяет акт получения-приемки транспортного средства. Требуется специальное приложение или отдельный документ.Полный расчет стоимости ремонта или ТО после проведения диагностики, фиксация этой стоимости в официальном документе.

Наряд-заказ может использоваться в качестве счета на оплату, в том числе и при работе с наличкой или банковскими картами.При использовании наряд-заказ в качестве платежной квитанции документ требуется адаптировать под стандарты письма ФНС от 06.05.2008 №359.Установка периода или даты окончания ремонта, при нарушении которых клиент вправе потребовать компенсацию от автосервиса.
Информация, содержащаяся в бланках, может использоваться для расчета рабочего времени и заработной платы сотрудников СТО, а также для подтверждения реализации товаров со склада.Документ заверяется после проведения диагностики и определения всех условий сделки, для чего иногда требуется повторное приглашение клиента в сервис.Получение официального документа, подтверждающего выполнение ремонтных работ и использование согласованных запчастей.

Главное преимущество работы по заказ-нарядам — юридическое закрепление сделки для обеих сторон, что позволяет клиенту или компании в случае чего отстоять свои интересы в суде. Кроме того, оформление заказ-нарядов упрощает автоматизацию бизнес-процессов компании. После доработки наряд-заказы могут использоваться в качестве универсального документа, который фиксирует:

  • факт заключения сделки;
  • факт передачи автомобиля в ремонт;
  • платежные реквизиты и сроки окончания ремонта;
  • обязательства по гарантийному обслуживанию.

Это оптимизирует и ускоряет делопроизводство, что положительно сказывается и на общее качество работы СТО. Кроме того, выгрузка персональных данных клиента может использоваться для создания специальных предложений.

Какие спорные ситуации может решить акт заказ-наряда автомобиля?

Заказ-наряд позволяет разрешать конфликты между сторонами в досудебном порядке либо отстаивать интересы в суде. Рассмотрим основные ситуации, которые могут стать причиной конфликта между автомастерской и клиентом:

  • Использование бракованных или дефектных комплектующих — в документе закрепляется обязанность автосервиса проконтролировать качество приобретаемых комплектующих и отказ от ответственности при использовании запчастей, предоставленных клиентом.
  • Передача грязного автомобиля в автосервис — грязь может скрывать повреждения на кузове, которые могут стать причиной конфликта. Заказ-наряд, совмещенный с актом приемки, позволяет документально закрепить отказ от ответственности за скрытые повреждения и избежать в будущем разбирательств.
  • Нарушение сроков ремонта или ТО — зафиксированная дата окончания ремонта даёт клиенту право на получение неустойки в случае просрочки.

Использование заказ-нарядов — шаг к развитию и масштабированию автосервиса, позволяющий улучшить взаимоотношение с клиентами.

Со справочниками норм времени в «АвтоДилер Онлайн» вы всегда сможете обосновать клиенту затраты времени и денег на ремонт его автомобиля!

Бланк заказ-наряда

Бланк заказ-наряда на ремонт автомобиля можно разработать самостоятельно или с помощью юриста. Также можно скачать бесплатно шаблон или образец наряд-заказа из интернета — в таком случае документ придется адаптировать под требования конкретной компании.

Как работать с бланком заказ-наряда на выполнение работ в автосервисе?

Заполнять бланки заказ-наряда рекомендуется в электронном формате, чтобы ускорить делопроизводство. Документ, который оформляется на компьютере, может сразу выгружаться в CRM и систему учета — это уменьшает вероятность ошибок, неизбежных при ручном вводе.

Подготовили для вас ещё 5 способов ускорить заполнение заказ-наряда

Оформлять заказ-наряды можно через офисные программы или профильный софт. Разберем преимущества и недостатки каждого варианта.

Заказ наряд Word

При работе в офисном редакторе заказ-наряд Word может заполняться быстрым вводом данных из заранее запрограммированных опций:

  • автоматическое определение даты заполнения документа;
  • вставка текстовых элементов: платежных реквизитов, товаров для ТО, данных клиента;

Также в MS Word можно настроить защиту форм от случайного или несанкционированного изменения данных. Кроме того, наряд-заказ на ремонт автомобиля в Word предусматривает добавление электронной печати для закрепления юридической силы документа — остаётся только распечатать заполненный бланк и отдать на подпись клиенту.

Предлагаем скачать бланк заказ-наряда в Word от компании «АвтоДилер» — наш шаблон полностью учитывает специфику работы автосервисов, нужно только внести данные вашей компании.

Из минусов работы с редактором MS Word стоит отметить:

  • Необходимость редактирования корневого файла — шаблон требуется регулярно обновлять по мере развития компании, что предполагает постоянную работу с элементами управления. Кроме того, в базе данных необходимо постоянно держать чистый шаблон и создавать документы копированием файла, что не всегда неудобно.
  • Сложности при работе с несколькими документами — при заполнении нескольких бланков менеджеру необходимо переключаться между окнами в Word и CRM-системой.
  • Необходимость вручную вносить все данные в систему учета — все данные из подписанного клиентом бланка придется еще раз вручную копировать в учетные системы, а также обновлять информацию в CRM-карточке.

Главным недостатком работы с образцами заказ-нарядов в Word считается проблемная выгрузка данных и невозможность интегрировать сторонний софт для автоматизации бизнес-процессов. Таким образом ответственному лицу необходимо дублировать всю информацию из созданных заказ-нарядов и контролировать обмен данными сразу в нескольких программах.

Профильный софт «АвтоДилер Онлайн» предусматривает интеграцию с программами учета, что упрощает документооборот. Это возможность в автоматическом режиме выгружать всю информацию из бланков заказ-нарядов в учетные системы и CRM, что само по себе исключает необходимость в двойном вводе данных. Работать с программой «АвтоДилер» быстрее и удобнее, кроме того, это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов в автосервисе.

Хотите ускорить оформление заказ-нарядов?

Попробуйте программу «АвтоДилер Онлайн»! Мы помогаем автосервисам облегчить рутинную работу с документами и повысить эффективность бизнеса.

Заказ наряд Excel

Основным преимуществом Excel над редактором Word считается более функциональный набор инструментов для работы с таблицами. Оформление заказ-нарядов в Excel упрощает обработку данных:

  • Расширенные возможности для расчета данных — инструментарий Excel позволяет произвести сложные расчеты по любым категориям, что помогает быстро определить стоимость комплексного ТО или спрогнозировать дату окончания ремонта автомобиля.
  • Выгрузка данных в формате CSV — универсальный формат, позволяющий перенести данные бланка заказ-наряда из Excel в систему учета или базу данных для дальнейшей обработки.

В то же время оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля через Excel не позволяет напрямую выгружать клиентские данные в CRM или выводить сводные отчеты о рабочих процессах предприятия. Формат работы с заказ-нарядами через Эксель подходит для малонагруженных сервисов и создаёт много сложностей при обработке больших массивов данных — при составлении квартальной финансовой отчетности, расчете заработной платы или калькуляции по комплектующим для ТО.

Модуль заказ-нарядов от «АвтоДилер Онлайн» имеет весь необходимый инструментарий для удобной работы автосервиса. Бланки заказ-наряда на ремонт транспортного средства включают:

  • акт осмотра приемки автомобиля с фотографиями;
  • акт дефектовки ТС;
  • список работ и используемых комплектующих;
  • платежные реквизиты.

Система фиксирует все данные клиента и участвующих в ремонте сотрудников, что позволяет быстро рассчитать нагрузку на персонал, загруженность автосервиса и заработную платуй. Модуль предполагает автоматический расчет предварительной и точной стоимости работ для клиента, а комплекс инструментов для автоматизации документооборота ускоряет делопроизводство внутри СТО.

Здесь вы можете скачать бланк заказ-наряда в Excel от компании «АвтоДилер» и интегрировать документ в работу своей компании.

Попробуйте «АвтоДилер Онлайн» бесплатно

Это комплексное решение для управления автосервисом:

  • Старт за 5 минут
  • Поддержка бесплатно
  • От 1590 р./мес.

Похожие записи