5 способов ускорить оформление заказ-наряда

Заказ-наряд — центральный документ в работе СТО. А каждый менеджер автосервиса участвует в негласном соревновании на скорость, полноту и правильность его заполнения — от этого напрямую зависит настроение клиента, который всегда прав. Программа «АвтоДилер Онлайн» даёт спортсменам легальное преимущество: специальные инструменты для ускоренного оформления заказ-наряда.

Чтобы упростить и оптимизировать заполнение заказ-нарядов в «АвтоДилер Онлайн», мы реализовали следующие возможности:

• текстовые шаблоны;
• быстрые и связанные работы и товары, комплексы работ и товаров;
• заполнение данных контрагента по ИНН и БИК;
• автозаполнение данных автомобиля по VIN и госномеру;
• нормы времени.

Давайте рассмотрим подробнее, как они работают.

Текстовые шаблоны

В форме заказ-наряда есть несколько полей, которые заполняются в свободном стиле. Это причины обращения, примечания, особые отметки, дополнительные условия — все они нужны, чтобы закрепить в документе неформализованную информацию. Опытный менеджер автосервиса сразу скажет, что часто приходится писать в этих полях одно и то же. И действительно: если клиент приехал проверить рулевое управление, то в причинах обращения кроме как «слышен стук при вращении руля» ничего не напишешь, а излишняя фантазия тут только навредит.

«Раз так, почему бы не упорядочить типовые записи?» — подумали мы и сделали текстовые шаблоны. Для каждого поля пользователь может завести несколько общих текстов: нажал кнопку — и они уже в документе. Разумеется, текст можно подредактировать или дописать вручную, но в целом заполнение заказ-наряда заметно ускоряется.

Быстрые и связанные работы и товары, комплексы работ и товаров

Редкая услуга в автосервисе является «вещью в себе». Чаще это набор работ, где каждый этап занимает время и стоит денег. Например, шиномонтаж на практике не обходится без мытья колёс — так почему бы мойку не включить в услугу, а в некоторых случаях, когда она не потребуется, исключать? Следуя этой логике, мы внедрили в программу опции связанных работ и товаров, а также комплексов работ и товаров.

Связанные работы и товары функционируют следующим образом: менеджер заносит в заказ-наряд услугу, а программа «АвтоДилер Онлайн» подтягивает из справочников все работы и товары, которые в неё включены. Естественно, при необходимости некоторые пункты из получившегося списка можно исключить — и это гораздо быстрее и проще, чем, наоборот, набирать их в список по отдельности. Стоимость каждого пункта берется напрямую из справочников.

Комплексы работ и товаров пользователь составляет сам. Здесь цена каждого пункта может также браться из справочника либо может быть задана вручную. Это удобно для специальных случаев, когда стоимость надо расчитать по специальному правилу.

Быстрые работы и товары — это те, которые добавляются в заказ-наряд чаще других. Названы так, потому что быстро выбираются, буквально двумя кликами. Назначить товар или работу быстрыми можно при добавлении в справочник, для этого нужно поставить флажок в соответствующем поле.

Заполнение по ИНН и БИК

При внесении в базу нового клиента, если это ИП или юридическое лицо, нужно тщательно заполнить все поля в карточке, постоянно проверяя себя на предмет ошибок и опечаток. Либо пойти простым путём: указать ИНН контрагента или БИК его банка. В таком случае программа самостоятельно найдёт вашего клиента в базе налоговой службы и корректно перенесёт из неё все данные. Кстати, впоследствии вы сможете быстро находить клиента в своей базе таким же образом.

Автозаполнение данных автомобиля по VIN и госномеру

Наш новый инструмент, который действует аналогично предыдущему пункту. Так, при внесении в заказ-наряд информации о машине клиента можно выбрать два пути. Первый — поэтапное заполнение всех полей вручную или через встроенные справочники. Второй — указать VIN или госномер авто, после чего программа подтянет все данные из базы ГИБДД. Данная услуга требует отдельной оплаты, потому что сами по себе запросы в Госавтоинспекцию платные. Программа ведёт счёт и сохраняет историю каждого запроса, чтобы вы могли расходовать их экономно.

Нормы времени

Пятый инструмент — это специальный справочник, в котором указаны установленные автопроизводителем интервалы времени для каждой работы. Позволяет мгновенно подсчитать, сколько в общем времени займет обслуживание автомобиля и сколько оно будет стоить. Нормы времени необходимы для расчета тех работ, которые не имеют фиксированного прайса, потому что различаются по длительности и сложности в зависимости от конкретной модели машины.

Используя все описанные инструменты, можно ускорить заполнение заказ-наряда на 50%. Что особенно важно, при этом сводятся к минимуму ошибки в ключевых полях:  раз данные не нужно вводить вручную с клавиатуры, то у сотрудника меньше риск опечататься.

Быстрое и корректное заполнение заказ-наряда — основа эффективной работы автосервиса,  залог хорошего настроения клиента и основа для денежной премии менеджера.

Чтобы вы могли лучше разобраться в вопросе, мы предлагаем посмотреть видеоуроки о текстовых шаблонах и других описанных инструментах.