Как обойти конкурентов: одна программа для автосервиса вместо 15 разных

Можно ли одним программным обеспечением заменить компьютерные программы, с которыми автосервис работает многие годы? Существуют ли такие решения, способные стать цифровой экосистемой, отражающей актуальное состояние дел на СТО?

Часто сотрудники автосервиса используют несколько разных ресурсов. И каждый может вспомнить множество ярких примеров из жизни, когда вместо общения с клиентом, выяснения его потребностей приходилось судорожно переходить от одной вкладки браузера к другой, вручную заполняя все документы или добывая нужную информацию. Это неудобно, долго, и вообще не рационально.

Есть программы, которые могут помочь в таких ситуациях. Давайте посчитаем, какое количество сервисов можно было бы заменить одной конкретной программой «АвтоДилер Онлайн», чтобы больше внимания уделять клиенту и его автомобилю, легко и комфортно выполняя всю рутинную работу.

1. Сотрудники автосервисов часто в работе используют функции, которые есть в Стандартном офисном пакете приложений Microsoft Office. Однако насколько это удобно? Много ли у вас клиентов, готовых терпеливо ждать, пока все бумаги будут заполнены?

В Excel обычно делают заказ-наряд, который выглядит как пустой шаблон, таблица. В него вручную вносятся запчасти, работы, данные по клиенту. Почти ничего не заполняется автоматически. В отличие от программы «АвтоДилер Онлайн», где можно:

• вставить одним кликом данные по клиенту и автомобилю,
• быстро рассчитать стоимость ремонта, взяв данные из готовых справочников по работам, нормам времени, номенклатуры или из комплексов работ и товаров,
• заполнить акт осмотра, зафиксировав повреждения, комплектность, уровень топлива, пробег, приложить фото кузова или салона,
• вести учет платежей и авансов клиента,
• составить диагностический лист и предложить рекомендации по дальнейшему ремонту.

Все заполненные заказ-наряды по клиенту сохраняются в электронном виде. Их можно распечатать, а также в любом формате отправить клиенту по почте или в мессенджер.

Часто в Excel ведут клиентскую базу. Но такие записи быстро устаревают и вообще не отражают всю картину взаимодействия с контрагентом. В «АвтоДилер Онлайн»  отслеживается вся динамика.

• Детальная сводка по клиенту показывает полную статистику: количество заказ-нарядов, сумма, средний чек, возвраты, прибыль, коэффициент з/ч.
• История всех работ и товаров, связанных с клиентом, в том числе возвраты и информация о запчастях, которые клиент привез сам.
• Информация обо всех работах, которые проводились с конкретным автомобилем, независимо от привязки к клиенту.

В Word обычно делают шаблоны договоров. Сотрудник каждый раз руками вставляет нужные сведения в бланк, затрачивая на это время. В программе «АвтоДилер Онлайн» заполнение всех шаблонов и форм автоматизировано, и можно оперативно отслеживать их актуальность.

2. Бухгалтерскую программу «1С», конечно, полностью не заменить. Но «АвтоДилер Онлайн» помогает обеспечить автосервис всей первичной бухгалтерской документацией: УПД, счет-фактура, акт выполненных работ, счет на оплату и т.д. Она позволяет рассчитать зарплату сотрудников с учетом данных табеля учета рабочего времени, выработки в нормочасах, процентов от продажи работ и запчастей.

Важно, что в один клик вы можете увидеть и все документы, и историю взаимоотношений с клиентом, сотрудником или поставщиком. Этого сложно достичь, если документы и, к примеру, история обслуживания хранятся в разных программах. А ведь часто бывают ситуации, когда эта информация нужна срочно и некогда ее добывать из разных источников. Например, когда решается какая-либо спорная ситуация с клиентом.

Кроме того, если данные нужно отправить в 1С, то для этого есть бесплатная интеграция. О том, как передать и провести документы из АвтоДилер Онлайн в 1С: Бухгалтерия у нас есть подробное видео.

3. Вместо универсального решения в виде программ складского учета (Мой склад, ЕКАМ, Антисклад) всегда удобнее использовать специализированную программу, предназначенную именно для СТО, потому что она работает и с запчастями, и с услугами, а также имеет встроенные справочники. Возможности «АвтоДилер Онлайн» способны обеспечить идеальный порядок на складе и легко заменят любую программу складского учета за счет:

• наполненности карточки товара данными для дальнейшего поиска и заказа: фото, производитель, цена, наличие на складах, номер (оригинальный, артикул производителя, кроссы, штрих-код), и возможности добавить свои поля по желанию,
• гибкой настройки прайсов и истории прихода по партиям,
• быстрого формирования цены с помощью настройки категорий цен,
• возможности распечатать ценники, этикетки и штрих-коды,
• контроля цен, остатков и резерва товаров (чтобы не продать дешевле прихода и не отгрузить зарезервированный товар),
• использования штрих-кодирования на складе,
• возможности ведения складского учета сразу по нескольким предприятиям.

Кроме того, в программе есть документальное подтверждение для всех складских операций:

• списание,
• возвраты,
• перемещение,
• перепродажа,
• инвентаризация и т.д.

В программе «АвтоДилер Онлайн» также разработан понятный механизм переоценки. Он позволяет в несколько движений изменить цены для выбранных товаров, категорий или по приходу.

Удобство использования одной программы опять же в том, что введенные однажды данные, например, номенклатура и цены остаются в ней, и не нужно заново заполнять всю информацию для каждой программы.

4. Некоторые привычные Базы норм времени ремонта (AutoData, Audatex, HaynesPro, SilverDat) ушли из России. А те, что остались, подорожали. В «АвтоДилер Онлайн» справочник по нормам времени уже интегрирован в систему. Это позволяет быстро оценивать стоимость работ с привязкой к модели и модификации автомобиля. Данные подставляются автоматически и в документы, и в отчеты по выработке сотрудников. Важно, что посмотреть выработку, используя просто базу норм в сторонних сервисах, невозможно. Здесь же отчет всегда под рукой.

Справочник норм времени всегда доступен для пользователей, и стоимость на него не зависит от курса доллара и количества пользователей.

5. Каталоги оригинальных запчастей. Автосервис, если это не монобренд, работает с запчастями для автомобилей разных марок. У каждого производителя отдельный каталог со своими особенностями поиска и интерфейсом. Чтобы отыскать в них требуемую информацию быстро, нужно как минимум хорошо в них ориентироваться, тратя на это время. В «АвтоДилер Онлайн» каталоги объединены, систематизированы и интегрированы в единую систему, за счет чего можно быстрее найти оригинальный номер запчасти, который потом можно использовать при проценке.

• В каталоге более 300 марок автомобилей.
• При создании новой номенклатуры, данные автоматически подставляются в нужные поля.
• Отсюда можно сразу запустить проценку.

Также сразу видно сколько штук находится на складе по каждой товарной позиции.

6. Проценка на сайтах поставщиков. Менеджеру СТО при поиске оптимального предложения по запчастям приходится заходить на множество сайтов поставщиков, долго сравнивать, переключаясь с одной вкладки на другую. Но проценку можно значительно ускорить, если поиск по всем поставщикам ведется в одном окне, как это сделано в «АвтоДилер Онлайн». Программа сначала найдет оригиналы и аналоги на собственном складе автосервиса, а потом покажет предложения поставщиков, подсветив самые оптимальные. Оформить заказ поставщику можно, не выходя из системы.

Удобство ещё и в:

• быстром подключении поставщиков,
• отсутствии доплат за количество поставщиков и проценок,
• гибкой настройке наценки без ограничения количества категорий цен,
• скорости, которая обеспечивается за счёт одновременного многопоточного поиска, когда результаты подгружаются в реальном времени, не дожидаясь завершения всех запросов.

Ранее мы уже писали о проценке более подробно. 

7. База кроссов запчастей. Сейчас как никогда актуальна тема аналогов запчастей. И хорошо, что есть отличное решение. Недоступный западный сервис «TecDoc» можно заменить Каталогом аналогов запчастей, встроенным в «АвтоДилер Онлайн». В чем его преимущества?

• Взаимодействует со всеми необходимыми документами.
• Содержит более 115 миллионов товарных позиций, от 700 производителей.
• Объединяет каталоги для 1 000 марок и 15 000 моделей автомобилей.

8. IP-телефония. Как часто возникает срочная потребность набрать клиента, а номер телефона записан на бумажке или спрятан где-то далеко в отдельной программе с базой клиентов либо в файле Excel? Встроенная интеграция с IP-телефонией от операторов Mango Office, Мегафон, Билайн, Новофон, Телфин решает подобные проблемы до их возникновения. В «АвтоДилер Онлайн» можно совершать звонки с помощью одного клика. Журнал входящих, исходящих и пропущенных вызовов, а также запись звонков доступны без необходимости заходить в личный кабинет провайдеров.

9. Менеджеры в автосервисе общаются с клиентами в нескольких мессенджерах и чатах. В этом случае легко про кого-то забыть или не получить сообщение вовремя, а ведь это грозит потерей клиента.  В  «АвтоДилер Онлайн» сообщения из WhatsApp, Telegram, ВКонтакте, чата Авито поступают в одно окно. Переписку контролировать проще, а еще:

• сохраняется история сообщений, которая остается в карточке клиента и видна при оформлении заказ-наряда,
• отметки о неотвеченных сообщениях пропадают только после отправки ответа клиенту,
• можно использовать шаблоны, чтобы оперативнее отвечать на повторяющиеся вопросы, а автоматическая подстановка данных о клиенте сделает это еще быстрее.

Кроме того, WhatsApp Web доступен только на 4 компьютерах по умолчанию. В программе «АвтоДилер Онлайн» с лимитом подключений проблем нет.

10. Рассылка SMS по-прежнему активно используется автосервисами. Но порой отправка элементарной SMS «Сергей, ваш автомобиль X 122 HH готов. Ждем вас сегодня. Остаток оплаты 5 800 р.» превращается в несколько итераций «копировать/вставить», да еще и авторизоваться надо в отдельном сервисе для рассылок.

А можно все делать проще и быстрее! В «АвтоДилер Онлайн» смс-ки отправляются нажатием двух кнопок «Отправить SMS» и «Выбрать шаблон». Особенно приятно, что:

• данные клиента подставляются автоматически,
• все SMS сохраняются в истории общения с клиентом,
• отчеты о доставке тоже всегда под рукой,
• можно создать сколько угодно шаблонов как для массовых, так и для точечных рассылок,
• предусмотрена автоматическая отправка SMS с напоминанием о записи, приходе товара, днях рождения клиентов.

Кстати, многим нравится, что перед отправкой сообщения, можно посмотреть, как оно будет выглядеть на экране телефона клиента.

11. Кассы, эквайринг, СБП. Способы оплаты становятся все более разнообразными, да и клиенту надо угодить: хочешь плати наличными, хочешь картой, хочешь по СБП – у нас все есть. Правда, это может порождать беспорядок в оплатах, когда менеджер деньги принял по карте, в Excel занес как наличные, если вообще не забыл, а потом бухгалтер разбирается, но ничего не сходится.

Тут на помощь снова приходит «АвтоДилер Онлайн»:

• Интеграция с кассами Атол, Штрих-М, Эвотор, терминалами для оплаты картами и СБП позволяет отражать оплату заказ-наряда в программе сразу в момент ее проведения, печатать чек со списком работ и запчастей, передавать данные в ОФД, отправлять чек клиенту на email и в WhatsApp. Если чек вдруг не выдан, то вам об этом напомнит специальная пометка.
• Когда вы принимаете оплату по карте или по СБП, это также отражается в документах, происходит обмен данными с банком. Вы легко сможете провести прием аванса, предоплату и возврат и обеспечить клиентов соответствующими чеками.

12. Базы ГИБДД используют не только для того, чтобы проверить историю автомобиля, но и для заполнения заказ-наряда, с указанием марки, модели, цвета, года выпуска, госномера в правильном формате, объема, мощности, веса, привода. Это делают, как правило, вручную. Такой способ ненадежен: легко совершить ошибку. В программе «АвтоДилер Онлайн» эти данные заполняются автоматически по VIN/ госномеру, что позволяет:

• сократить время заполнения заказ-наряда.
• исключить появление ошибок.

13. «Google Календарь» некоторые автосервисы используют для записи клиентов на ремонт. Но такие записи легко потерять, да и не очень удобно постоянно заглядывать в календарь. А в «АвтоДилер Онлайн» такие сведения надежно сохраняются и всегда находятся под рукой. Запись на ремонт встроена в бизнес-процесс и органично взаимодействует с другими документами. Как это происходит?

• Записать клиента можно через мобильное приложение и через браузер.
• Эта запись связывается с заказ-нарядом, и сразу становится видна сумма документа, наличие оплат/долгов по клиенту.
• 4 вида представления (день, неделя, месяц, список) показывают загруженность ремонтной зоны.
• Список записей можно отфильтровать по рабочему месту, статусу, метке, чтобы видеть всю картину загрузки.
• Все корректировки заказ-наряда отображаются в записи.

14. Чтобы контролировать финансовые показатели в любом автосервисе ведется управленческий учет. Для этого существует много программ: «Финолог», «Аспро», «ПланФакт», «Финмап» и другие. Для аналитики нужно вновь вносить все данные и оплачивать ежемесячную подписку. В «АвтоДилер Онлайн» данные уже занесены и в базовый пакет входят все самые необходимые функции:

• анализ статистики по поставщикам: баланс, задолженность, возвраты,
• сводные данные по приходам, возвратам, реализации,
• отчет о движении денежных средств,
• монитор поступлений и расходов в день,
• динамика доходов, расходов и маржи за неделю,
• отчеты о привлечении новых клиентов и возврате старых,
• анализ по заказ-нарядам: в каком статусе и сколько создано,
• можно посмотреть какие марки автомобилей обслуживались и каково их распределение по возрасту.

15. Управление отношениями с клиентами (CRM). Основной инструмент, позволяющий визуализировать все процессы, связанные с взаимоотношениями с клиентами. Сложно представить вообще современное предприятие без CRM: Битрикс24, AmoCRM, Мегаплан. Правда, как правило, все записи о взаимодействии с контрагентами ведутся отдельно от документооборота с отчетами, заказ-нарядами и складом. И соединить все это в одно – весьма непростая задача. Но не для «АвтоДилер Онлайн», где документооборот органично связан с функциями CRM.

Видеть свое предприятие как на ладони – это ли не мечта каждого руководителя? Для этого всё есть в программе «АвтоДилер Онлайн».

• Канбан-доска с быстрым доступом к связанным документам и настраиваемой воронкой продаж для выявления «узких» мест в общении с клиентом.
• Отображение каждого обращения клиента в виде сделки с быстрым доступом ко всей связанной информацией: работы, запчасти, заказы, статистика.
• Диаграммы прироста новых клиентов и повторных обращений.
• Аналитика динамики сделок по этапам.
• Поиск точек роста для автосервиса через анализ причин отказов.

CRM замыкает наш список программ, которыми привыкли пользоваться по отдельности. Однако зачем переплачивать и бесконечно дублировать постоянно растущий объем информации из одного окна в другое? Когда можно все объединить в одной вкладке браузера в программе «АвтоДилер Онлайн».

Это позволит сэкономить деньги и время, собрав все данные в одной цифровой экосистеме. Повысится качество обслуживания клиента и откроются новые возможности для того, чтобы вы смогли больше заработать.