15.10.2021
Время чтения: 10 минут

Акт дефектовки в автосервисе

Акт дефектовки в автосервисе
К внутренней документации автосервиса всегда ставится много вопросов касательно формы и содержания. Акт дефектовки автомобиля не относится к бланкам строгой отчетности, из-за чего его структура и содержание отличаются у разных СТО. Рассмотрим основные требования к документу и определим, что должно входить в акт для корректной работы автосервиса.

Зачем нужны акты дефектовки на СТО?

Зачем нужны акты дефектовки на СТО?
Акт дефектовки в автосервисе — это диагностический лист, в котором отражается техническое состояние автомобиля и обнаруженные неисправности при диагностике. Информация из документа сохраняется в базе данных СТО и предоставляется в распечатанном виде клиенту — так владелец автомобиля узнает об обнаруженных проблемах в автомобиле, а автосервис может предложить услугу ТО или ремонта. Документ полезен сразу для обеих сторон: клиент может контролировать техническое состояние ТС, а СТО — сохраняет лояльность клиента и увеличивает средний чек.
Дефектный акт автомобиля отличается от дефектной ведомости — последняя относится к первичной документации, подтверждающей наличие дефектов в транспортном средстве. Дефектная ведомость позволяет получить только данные обо всех неисправностях автомобиля — акт же подтверждает проведение дефектовки, а также отражает оценку экспертной группы по устранению выявленных неисправностей.
Документ составляется при проведении планового технического осмотра, при поступлении автомобиля на ремонт, обслуживание или дооборудование. При выявлении скрытого дефекта в процессе ремонта может быть назначена более глубокая дефектовка детали с привлечением профильных специалистов. Целью заполнения диагностического листа считается определение всех технических и косметических неисправностей транспортного средства или детали автомобиля, а также наличие списка с инструкцией по восстановлению выявленных дефектов.

Что должно входить в диагностический лист

Что должно входить в диагностический лист
Стандартизированной формы содержания для акта дефектовки нет — документ может отличаться по содержанию у разных предприятий. Бланки для актов могут печататься на чистой или брендированной бумаге размером А6–А4. Заполненный документ должен содержать подпись и расшифровку подписи всех должностных лиц экспертной группы.
В образец акта дефектовки для автосервиса обязательно входят:
  • Название станции технического обслуживания.
  • ФИО мастера, проводившего диагностику автомобиля.
  • Список должностных лиц, входящих в экспертную группу.
  • Данные транспортного средства.
  • Перечень обнаруженных дефектов.
  • Рекомендации по устранению выявленных неисправностей транспортного средства.
  • Состав контрольной группы с указанием ФИО и должностей экспертов, проводивших проверку ТС.
  • Дата и время проведения дефектовочных работ.
Диагностический лист не имеет юридической силы для страховых компаний или как документ, используемый для судебных разбирательств при попадании автомобиля в ДТП, либо для решения гарантийных вопросов с официальными дилерами. Акт не должен включать опись характера повреждения или выработки дефектовочных комплектующих, а также причины износа детали и показания остаточного ресурса.
При желании владелец СТО может добавить в форму документа список рекомендуемых товаров, которые потребуются для устранения выявленных недостатков. Это позволит увеличить средний чек автосервиса и повысит лояльность клиентов.
Нужно повысить лояльность клиентов?
Телефония с записью звонков в программе АвтоДилер Онлайн поможет улучшить клиентский сервис в вашем СТО.
Узнать подробнее
Нужно повысить лояльность клиентов?
Телефония с записью звонков в программе АвтоДилер Онлайн поможет улучшить клиентский сервис в вашем СТО.
Узнать подробнее
Таким образом диагностический чек-лист необходим только для оценки плана работ при составлении заказ-нарядов и не может использоваться в качестве доказательства при списании автомобиля в утилизацию или для снятия с учета в ГИБДД.

Когда требуется составление акта дефектовки автомобиля на СТО

Когда требуется составление акта дефектовки автомобиля на СТО
Документ оформляется каждый раз при визуальном осмотре автомобиля, а также при проведении диагностических и дефектовочных работ. Акт дефектовки составляется после оформления акта приема-передачи транспортного средства и не может заменять данный документ. Поступивший на проверку автомобиль отдается в дефектную службу автосервиса, где проводятся следующие работы:
  • Визуальный осмотр автомобиля, а также отдельных узлов и агрегатов.
  • Демонтаж агрегатов и механизмов транспортного средства, в которых возможно наличие неисправностей для последующей диагностики.
  • Обнаружение скрытых повреждений в узлах и агрегатах автомобиля.
Также могут проводиться метрологические испытания по оценке состояния геометрии кузова, токсичности двигателя или работоспособности поврежденных деталей автомобиля. Весь перечень обнаруженных дефектов или метрологических испытаний указывается в документе. Основная задача документа — зарегистрировать факт выявления неисправности транспортного средства, а также определить корректные методы по устранению дефектов. Аналогичная процедура проводится при поступлении на ремонт отдельной сложнотехнической детали на автомобиль. Например, электронного блока управления или двигателя в сборе.
Акт дефектовки запчасти от автосервиса составляется в нескольких образцах, один из которых может выдаваться на руки владельцу транспортного средства. Данный документ не относится к бланкам строгой отчетности, поскольку не содержит данных контрагента СТО и платежных реквизитов — диагностический лист не может приравниваться к кассовому чеку и использоваться для приема оплаты за услуги населению.

Инструкция по заполнению дефектного акта

Инструкция по заполнению дефектного акта
В начале документа ставится штамп предприятия или надпись с грифом утверждаю и номером приказа на СТО, свидетельствующего об утверждении формы акта на данном предприятии. Далее указывается дата проведения, время начала и окончания проверка автомобиля, а также юридический адрес автосервиса и фактический, если местоположение дефектовочного цеха отличается от юридического адреса СТО.
В документе обязательно указывается информация об автомобиле — в список регистрируемых данных входят:
  • Марка и модель транспортного средства.
  • Год выпуска и наименование комплектации автомобиля.
  • Тип автомобиля или кузова.
  • Инвентарный номер и код шасси.
  • Идентификационный номер ТС (VIN-код).
  • Пробег транспортного средства на момент проверки.
Информация об автомобиле указывается в формате списка или таблицы. Под форматированием могут указываться примечания экспертной комиссии, а также прописывается общее техническое состояние — например, «доставлен после аварии», «поступил со снятым двигателем». Мастер, проводивший диагностику, также должен указать, что VIN-номер, цвет кузова, госномер и объем двигателя соответствуют предоставленному СТС.
Далее в документе указывается таблица, содержащая результат дефектовочных работ. В таблице описываются следующие данные:
  • Полный перечень обнаруженных дефектов.
  • Наименование деталей, которые подлежат окраске, замене или ремонту.
  • Способы устранения выявленных проблем.
  • Количество и единицы измерения неисправностей.
Решение экспертной группы о вариантах устранения каждого дефекта должно быть единогласным. При невозможности точно определить техническое состояние, размер выработки и износа детали, назначается более глубокая дефектовка с передачей прав профильным специалистам. Если проверка сложнотехнического агрегата автомобиля занимает несколько дней, в таблице дополнительно указывается дата и время выявления каждой неисправности.
Пример дефектовочной таблицы:
Выявленные дефектыСпособ устраненияКол-оСИДата проверки
РемонтЗаменаОкрас
1Деформация картера двигателя+1шт16.09.2021
2Разрыв прокладки картера ДВС+1шт16.09.2021
3Недостаток моторного масла+5.5л16.09.2021
В конце акта дефектовки запчасти от автосервиса указываются ФИО и должности всех членов экспертной группы. Требования к составу комиссии:
  • Руководитель СТО или его заместитель, уполномоченный на подпись подобных документов.
  • Главный инженер автосервиса, либо начальник цеха или отдела СТО.
  • Административный управляющий, отвечающий за состояние рабочего оборудования, диагностического и измерительного инструмента, использованного при дефектовке.
  • Технический специалист-механик, проводящий дефектовку транспортного средства.
Каждый сотрудник автосервиса указывает свою личную подпись и ее расшифровку. После чего документ предоставляется владельцу транспортного средства для согласования.
Клиент СТО должен согласовать перечень проводимых работ по устранению выявленных дефектов и список предложенных товаров для ремонта и ТО автомобиля.
При заполнении документа запрещается использовать сокращения, а опись всех дефектов и экспертная оценка по устранению неисправностей должны прописываться максимально четко. В документе запрещены любые исправления — при совершении ошибки составляется новый акт.
А вот пример диагностического листа из программы АвтоДилер Онлайн:
Хотите иметь такие же диагностические листы?
Попробуйте АвтоДилер Онлайн. 7 дней бесплатно.
Узнать подробнее
Хотите иметь такие же диагностические листы?
Попробуйте АвтоДилер Онлайн. 7 дней бесплатно.
Узнать подробнее

Особенности при работе с актами дефектовки для автосервиса

Особенности при работе с актами дефектовки для автосервиса
Поскольку нет строгого регламента по использованию и оформлению документа, при работе с актами дефектовки часто возникают затруднения. Разберем основные моменты, которые стоит учитывать:
  • Диагностический лист разрабатывается согласно принятой на СТО форме учетной документации. При этом владелец автосервиса вправе вносить изменения в форму без уведомления надзорных органов. Документ может заполняться от руки на готовых бланках — для этого допускается использование копировальной бумаги.
  • К хранению документа не предоставляется особых требований. Акт должен храниться на территории предприятия в течение 3 лет, после чего передаваться в архив или утилизироваться.
  • Информация, которую содержит диагностический лист, не является коммерческой тайной предприятия, однако не подлежит открытому распространению. Использование регистрационных данных автомобиля и клиента автосервиса регламентируется политикой обработки персональных данных.
  • Передача или изъятие диагностического листа государственным органам власти возможны только при наличии специального распоряжения. В остальных случаях копия дефектного акта может предоставляться только владельцу транспортного средства по его требованию.
  • Документ может использоваться без наличия мокрой печати, поскольку диагностический лист не относится к бланкам строгой отчетности и считается внутренней документацией автосервиса. Заполненный бланк полностью теряет юридическую силу при отсутствии всех подписей экспертной группы, проводивших дефектовку транспортного средства.
  • К акту могут прикрепляться фото и видеоматериалы, а также чертежи с указанием произведенных измерений во время экспертизы. При проведении метрологических испытаний к бланку также добавляются результаты тестирования — нормы экологичности двигателя, величина искривления кузова и т. д.
  • В случае проведения дополнительной экспертизы или более глубокой дефектовки составляется отдельный диагностический лист, который прикрепляется к телу первого документа.
Диагностический лист не может заменять бланки с описью повреждений транспортного средства при поступлении на ремонт в автосервис, а также использоваться в качестве платежного реквизита или квитанции.

Резюме

Дефектный акт — документ первичной отчетности, свидетельствующий о проведении диагностики и дефектовки транспортного средства. В нем отображаются все выявленные дефекты и скрытые неисправности, а также рекомендации по ремонту и восстановлению автомобиля.
Документ используется для ведения внутреннего учета автосервиса — для расчета стоимости ремонтных работ СТО и составлении сметы на заказ комплектующих, для разработки заказ-нарядов. Акты не подлежат строгой отчетности и могут печататься в свободной форме, при этом содержимое бланка требует согласования с владельцем ремонтируемого транспортного средства.
Составление диагностических листов позволяет обосновать клиенту перечень услуг и товаров в заказ-наряде, а также расширить средний чек автосервиса. Выдача актов дефектовки повышает лояльность аудитории СТО и увеличивает количество повторных заездов, поскольку обеспечивает прозрачность сервисных услуг и упрощает содержание автомобиля в технически исправном состоянии.
Оптимизировать документооборот поможет онлайн-версия программы АвтоДилер
Программа упрощает работу с внутренней документацией СТО и обеспечивает удобный доступ к базе данных с документами автосервиса.
Узнать подробнее
Оптимизировать документооборот поможет онлайн-версия программы АвтоДилер
Программа упрощает работу с внутренней документацией СТО и обеспечивает удобный доступ к базе данных с документами автосервиса.
Узнать подробнее