Приходная накладная — основа всего складского учёта. Это первичный документ, который подтверждает, что запчасть или другой товар от поставщика поступили на ваш склад.

В программе «АвтоДилер» сделан удобный функционал для приходных накладных. Вот его основные возможности:

• создание из номенклатуры, заказа поставщику, эксель-таблицы или с нуля;
• раздельное оприходование по юрлицам и по складам;
• быстрая привязка к другим документам: счет-фактуре, заказ-наряду и т.д.;

В видеоуроке подробно рассказывается, как оформлять приходные накладные в «АвтоДилере».

Расходная накладная отражает продажу товаров. Это один из важнейших документов в складском учете, и «АвтоДилер» помогает заполнять его без ошибок.

Программа имеет широкий функционал:

• помогает быстро находить товарные позиции и клиентов в базах по разным параметрам;
• рассчитывает конечную стоимость с учетом авансов, скидок и других модификаторов;
• связывает накладную с другими документами, например, со счетом на оплату — редактирование одного документа отражается в остальных;
• отправляет покупателю уведомление через SMS или E-Mail;
• проверяет корректность заполнения всех полей и выдает подсказки об ошибках;
• формирует и выводит на печать стандартные формы ТОРГ-12 и 1-Т.

«АвтоДилер» упрощает подготовку счетов на оплату. Программа подставляет в форму все реквизиты вашего предприятия. Если вы работаете от нескольких юрлиц, то можете менять их одним нажатием кнопки.

Счета на оплату привязываются к расходным накладным, а на товары в них автоматически ставится резерв. Это позволяет избежать ситуаций, когда один менеджер ждет оплату за запчасть, а второй уже продал её другому клиенту.

Когда вашим контрагентом выступает физическое лицо, вместо расходной накладной можно выписать товарный чек. В программе «АвтоДилер» есть удобный инструмент для оформления этого документа.

Смотрите краткий видеоурок о том, как оформлять товарные чеки.

Счет-фактура нужна предприятию для учета НДС. В программе «АвтоДилер» этот документ формируется на основе расходной накладной: данные подставляются автоматически, и вам не нужно вводить их второй раз вручную.

Форма счет-фактуры соответствует всем требованиям налоговой службы. Когда форма меняется, мы оперативно отражаем это в программе с очередным обновлением, чтобы у бухгалтеров не возникало вопросов.

Если вы обнаружили на складе дефектную запчасть, её нельзя просто выбросить или сдать в металлолом. Любое движение товара через склад требует документального оформления, и в данном случае следует оформить акт списания.

В этот документ вы заносите дефектные товары и указываете причину, почему вынуждены от них избавиться. Акт списания связан с номенклатурой, поэтому вам не придется перепечатывать все артикулы вручную — достаточно просто проставить галочки в списке. Кроме того, после оформления акта из раздела «Склад» автоматически пропадут списанные позиции.

В работе автосервиса и автомагазина неизбежны возвраты. Товар может оказаться бракованным, услуга — не удовлетворить клиента. Для работы с такими случаями в программе «АвтоДилер» есть отдельный инструмент.

Возврат формируется на основе документов, по которым товар приобретался — товарному чеку, расходной накладной или заказ-наряду. Так вам не нужно искать каждую позицию в номенклатуре и вручную заносить её в форму. Также можно оформить возврат на оказанные услуги.

В «АвтоДилере» одинаково легко оформляются и возвраты от клиентов вам, и ваши возвраты поставщикам. Детально изучить их можно в видеоуроках.

Если вам нужно переместить товар с одного своего склада на другой, не обязательно создавать приходную и расходную накладные. Для такого типа действий в программе «АвтоДилер» есть специальный документ — накладная на внутреннее перемещение.

Для оформления этой накладной вам требуется указать исходный и конечный склады или секции в одном складе, а также наименования переносимых товаров. Можно в одной накладной отразить перемещение нескольких товаров с разных складов.

Часто бывает, что работающие под одной крышей автомагазин и автосервис являются разными юрлицами. В таком случае каждое перемещение товаров между ними следует оформлять документально.

В программе «АвтоДилер» для этого есть удобный инструмент «Перепродажи». Он связывает два юрлица и при перемещении товаров создает парами приходные и расходные накладные — это сводит к нулю вероятность ошибки.

Данный инструмент нужен, чтобы привести отчетное состояние склада к фактическому. После того, как вы пересчитали товары на складе (или в конкретной его части), программа поможет быстро создать приходные накладные для излишков или расходные накладные для недостач. Ключевое качество здесь — скорость и легкость оформления документов: во время инвентаризации все приходно-расходные операции на предприятии фактически замораживаются, поэтому важно закончить её как можно раньше.

Этот документ нужен, чтобы свести баланс с клиентом или поставщиком. Вы задаете период и контрагента, и программа «АвтоДилер» собирает в базе все операции с ним. Затем сравнивает приходы с расходами и выдает отчет в типовой форме. Вы можете ознакомиться с ним и закрыть или распечатать и использовать в качестве официального документа, например, для поиска недостающих счетов-фактур.

Если ваш автосервис работает с наличным расчетом, на каждое перемещение денег через кассу следует составлять приходный либо расходный кассовый ордер. Это документы строгой отчетности, поэтому допускать в них ошибки не следует — можно получить претензии от налоговой службы.

В «АвтоДилере» реализовано заполнение ПКО и РКО. Вы можете вносить в формы данные одним кликом, а перед завершением оформления система подскажет об ошибках и незаполненных полях.

«АвтоДилер» содержит подробный каталог оригинальных автозапчастей. В списке более 300 отечественных и зарубежных марок, которые мы разделили на категории:

• легковые авто;
• грузовики;
• мотоциклы;
• автобусы;
• сельхоз и спецтехника.

Каждая запчасть снабжена подробным описанием, номером по номенклатуре производителя и изображением. Для иномарок предусмотрен поиск по VIN-коду, что существенно снижает вероятность ошибки при подборе.

Каталог регулярно пополняется и обновляется.

Не всегда имеет смысл искать для ремонта авто оригинальные запчасти. Они могут стоить неоправданно дорого (например, из-за курса валют) или вовсе быть снятыми с производства. В таких случаях на помощь пользователям программы «АвтоДилер» приходит интегрированный каталог аналогов TecDoc. В нем собрана подробная информация о 6 млн деталей от 100 000 транспортных средств:

• производитель;
• артикул и оригинальный номер;
• статус: производится, снята с производства, не поставляется и т.д.;
• технические характеристики: габариты, вес, шаг резьбы и т.п.;
• фото, видео, инструкции в формате pdf;
• совместимые автомобили и двигатели;
• дополнительная информация от поставщика.

TecDoc является продуктом компании TecAlliance, крупнейшего мирового поставщика цифровых данных об автотранспорте. Каталог непрерывно пополняется и актуализируется, что сводит к нулю вероятность ошибки при подборе запчасти.

Пример поиска детали в каталоге TecDoc смотрите в видеоуроке.

При подборе запчасти программа «АвтоДилер» не только задействует все каталоги, но и проверяет ваши склады. Это может дать положительный результат:

• искомая деталь есть на складе, но менеджер о ней забыл;
• на складе есть аналогичная деталь другого производителя.

Если же на складе запчасти нет, можно сразу же оформить на неё заказ. Также можно настроить автоматическое пополнение: как только число запчастей опустится до заданной величины, поставщик получит заказ на новую партию.

По итогам диагностики автомобиля вы можете рекомендовать клиенту не только работы, но и товары. «АвтоДилер» позволяет быстро находить и предлагать несколько аналогичных позиций, чтобы клиент мог сам выбрать подходящую — по цене, производителю или сроку доставки. Список можно распечатать, скрыв номера деталей, и отдать клиенту, если ему требуется время для принятия решения.

Далее эти товары помещаются в раздел рекомендаций заказ-наряда: когда клиент вернется в автосервис, вам не придется искать их в каталогах заново.

Посмотрите видеоурок о том, как оформлять рекомендуемые товары

Проценка — функция поиска оригинальных и аналоговых запчастей. Это одна из важнейших опций в «АвтоДилере»: благодаря ей вам не нужно заходить на сайт каждого поставщика — все предложения компонуются в одном окне, где указаны цены, наличие и сроки поставки.

«АвтоДилер» позволяет управлять персональными заказами, когда вы запрашиваете у поставщиков запчасти для конкретного клиента.

Для каждого такого заказа создается карточка, куда вносятся данные клиента и искомые детали. В поисках помогает проценка: она показывает, у кого из поставщиков наиболее выгодные цены и есть ли неоригинальные аналоги для каждой позиции. Также в карточке указываются платежные данные — аванс, задолженность, способы оплаты.

После формирования заказа программа отслеживает его изменение по каждой позиции: отгрузка, оприходование на складе и выдача клиенту. К заказу прямо в программе можно привязывать приходные и расходные накладные, заказ-наряды и другие документы.

От корректного ведения клиентских заказов напрямую зависит качество обслуживания и, как следствие, лояльность клиентов вашему автосервису.

Автосервис зачастую работает одновременно с десятками поставщиков. «АвтоДилер» помогает менеджеру не запутаться в контрагентах, заказах и оплатах. Важная опция в этом вопросе — формирование комплексных заказов от нескольких клиентов нескольким поставщикам.

Программа группирует запчасти в заявку для каждого поставщика и отслеживает её статус. Вы можете контролировать движение запчастей, создавать для каждого этапа документы (приходная и расходная накладная, заказ-наряд и т.д.), проводить оплату.

Раздел АвтоПрайс будет полезен вам в следующих случаях:

• вы покупаете запчасти у нескольких поставщиков;
• вы хотите знать, как продаются ваши запчасти относительно конкурентов.

Достаточно загрузить в программу прайс-листы: свои, от поставщиков и от конкурентов, и она сопоставит одинаковые позиции. Так вы увидите, у кого выгоднее заказывать детали и стоит ли снизить цену в своем магазине. АвтоПрайс — важный инструмент вашей аналитики.

Через «АвтоДилер» вы можете управлять маркетинговыми акциями. Для этого в соответствующем разделе нужно создать новую акцию и задать основные параметры:

• название акции;
• временные рамки;
• участвующие товары и услуги;
• условия предоставления скидки.

После этого программа станет автоматически применять условия акции к заказ-нарядам, расходным накладным и товарным чекам.

У «АвтоДилера» есть интеграция с платформами ABCP и Parts-Soft. Если вы используете их в качестве дополнительного инструмента, то благодаря интеграции не придётся постоянно переносить товарные позиции вручную. Просто один раз настраиваете синхронизацию, после чего все запчасти перемещаются автоматически.

Программа «АвтоДилер» имеет несколько встроенных инструментов для аналитики. Вы можете взять абсолютно любые данные по своему предприятию: число вернувшихся клиентов, остатки товаров после распродажи, часы работы постов по выходным и т.д. и представить их в виде графика или диаграммы. Сводя вместе эти отображения, вы сможете найти ответ на все вопросы:

• сколько человек нужно поставить в смену на новогодние каникулы ?
• какой товарный остаток по моторным маслам целесообразно держать на складе ?
• начиная с какого заезда можно давать клиенту скидку на ТО ?

Всё это станет понятно через полчаса работы с нашей программой. Аналитика позволяет ставить реальные бизнес-цели и успешно их достигать.

В «АвтоДилере» удобно формировать отчетные ведомости. Их можно разделить на 4 категории:

• Ведомости по поставщикам — показывает объемы закупок и возвратов товара для каждого контрагента.На основе этих данных можно договариваться о скидках и специальных условиях или наоборот, отказываться от сотрудничества с ненадежными компаниями.
• Ведомости по товарам — дает представление о движении запчастей и расходных материалов через ваш автосервис или магазин.Можно отследить, сколько выручки приносит каждая позиция, есть ли задолженности за товар и т.п.
• Ведомость по покупателям — выводит на экран статистику по клиентам.В ней вы увидите, кто из них приносит наибольшую прибыль, оставляет авансы, демонстрирует лояльность.На основании этих сведений удобно делать персональные предложения по скидкам.
• Ведомости по менеджерам — демонстрируют эффективность сотрудников.В сводке видно, на какую сумму каждый из ваших менеджеров продал товаров и услуг в заданном месяце, какие документы оформлял и т.д.Благодаря этим отчетам вы сможете эффективнее управлять кадрами: например, назначить одного сотрудника старшим по работе с клиентами, а другому поручить ведение складского учета.

Для успешной торговли автозапчастями нужна аналитика, а для аналитики нужны специальные инструменты. В «АвтоДилере» они есть: в программу встроены опции для ABC- и XYZ-анализа.

• ABC-анализ позволяет определить, какие именно товары из вашего ассортимента создают наибольшую выручку — согласно принципу Парето, таковых всего 20 % в номенклатуре.
• XYZ-анализ показывает, на какие товары спрос регулярный, а какие покупают от случая к случаю.

Оба этих инструмента помогают выстроить товарную линейку и наладить регулярные поставки, чтобы у вас на полках всегда были в наличии именно те товары, которые больше всего нужны покупателям.