Бухгалтер в автосервисе: нанять или сэкономить до 1,2 млн рублей в год?

Заманчивая перспектива – каждый месяц экономить на услугах бухгалтера в автосервисе. Выбрал налоговый режим попроще, да и с богом. Или лучше отдать задачу на аутсорс и освободить личное время? Все же разобраться с бухгалтерией и системой налогообложения в автосервисе – не поле перейти. Какой налоговый режим выбрать? Как вести бухгалтерию в автосервисе самому? Реально ли заменить бухгалтера программой? Давайте поищем ответы на вопросы и посчитаем, что же все-таки выгоднее: сэкономить деньги или время для развития бизнеса. 

А нужен ли бухгалтер на СТО?

Для начала поговорим о системах налогообложения. Разберемся, в каких случаях без бухгалтера можно обойтись, а когда он нужен как воздух.

 Для автосервиса лучше всего подходят 4 налоговых режима:

• общий (ОСН);
• упрощенка (УСН);
• патент (ПСН);
• автоматизированная упрощенка (АУСН).

У общей системы нет ограничений по сотрудникам, поставщикам и клиентам, но она бьет по карману и требует много времени для понимания и ведения. ОСН подойдет крупным автосервисам с большими ресурсами. На такой случай бухгалтер нужен обязательно, а то и не один.

С упрощенкой легче разобраться и сэкономить. Схема «доходы минус расходы» подойдет, если расходы превышают 60% от выручки (частая история при продаже запчастей или допуслуг). Если у вас только ремонт и обслуживание авто, выбирайте схему «доходы», с которой можно самостоятельно вести бухгалтерию в автосервисе.

Патент – тоже выгодный режим, но не может использоваться в одиночку. Вариант доступен только для ИП, зато его можно совместить с упрощенкой – по ПСН продавать запчасти для ремонта и оказывать дополнительные услуги, а по УСН – обслуживать и ремонтировать машины. При такой схеме также можно обойтись без бухгалтера.

На смену ЕНВД пришел новый режим АУСН. Сейчас он тестируется в Москве, Московской и Калужской областях, Татарстане. Автоматизированная упрощенка дает возможность устроить максимум 5 сотрудников, зато бухгалтер не нужен совсем – нужные данные ФНС получает из онлайн-касс, личного кабинета налогоплательщика и от банков.

Чаще автосервисы совмещают упрощенку по схеме «доходы» и поквартальный патент из-за возможности охватить сразу работы, услуги и товары, а также из-за простоты, гибкости и низкой ставки. В таком случае задачи по налоговой отчетности руководитель может взять на себя. Но будем откровенны: налоги – это капля в море бухучета.

Бухгалтер и руководитель: совместить нельзя разделить

Каково это – быть руководителем и бухгалтером в автосервисе одновременно? Порассуждаем.

У бухгалтерского учета на СТО 4 важных задачи:

• контролировать использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
• отслеживать, вписывается ли экономическая деятельность компании в утвержденные бюджеты и стандарты;
• проверять, соответствуют ли закону хозяйственные операции в автосервисе;
• оценивать, насколько обоснованы и эффективны финансовые решения. 

Чтобы выполнять эти задачи, бухгалтер регулярно собирает платежную документацию по каждой услуге и товару, работает с 1С:Бухгалтерия, фиксирует движение денег с поставщиками, оценивает стоимость товарного остатка на складе, рассчитывает зарплату сотрудников и налоги, правильно оформляет и вовремя отправляет все документы в госорганы и фонды – список можно продолжать до бесконечности. Немудрено, что такой пул работ занимает 40 часов в неделю и больше.

А теперь давайте вспомним, как в микро- или малом автосервисе и без того загружен руководитель, он же часто собственник в одном лице. Ему нужно: 

• эффективно управлять персоналом и бизнес-процессами;
• координировать работу команды и обучать новых сотрудников;
• систематизировать коммуникации с клиентами, «допродавать» товары и услуги;
• повышать лояльность клиентов и стимулировать повторные обращения;
• контролировать работу технического отдела и отдела продаж;
• получать оперативную статистику и аналитические данные;
• вести документооборот и делопроизводство;
• расширять бизнес, привлекать инвестиции.

Список большой, нередко из-за перегрузки и отсутствия времени на детальное понимание каждого направления работы руководитель принимает необоснованные решения. К сложностям в своих задачах добавляется беспорядок в бизнес-процессах, нарушения дисциплины, нехватка кадров и другие извечные проблемы автосервисов. При таком режиме взять на себя еще и бухгалтерию на СТО = выгореть в 2 раза быстрее.

Разделяй и властвуй

Все же бухгалтер и руководитель в одном лице – это работа не для слабонервных. Часто и обоснованно эту задачу отдают на аутсорс или нанимают сотрудника в штат.  

Задача руководителя – вести управленческий учет, контролируя бухгалтерию в автосервисе. Можно делать это с помощью профессиональных программ для СТО – таких, как АвтоДилер Онлайн. Облачный сервис помогает:

• создавать и отслеживать первичную бухгалтерскую документацию;
• автоматически и подробно заполнять чеки через интеграцию с кассами;
• выгружать нужные документы в 1С:Бухгалтерию через бесплатную и простую в настройке интеграцию;
• начислять и выдавать зарплату сотрудникам;
• соблюдать порядок в учете товаров на складе; 
• загружать банковские выписки;
• получать подробные отчеты о движении денежных средств и многое другое.

Понятная пошаговая инструкция, как отследить денежные потоки – в видеоуроке:

Кроме данных бухгалтерского учета, АвтоДилер Онлайн покажет аналитику эффективности работы сотрудников, информацию по поставщикам, даст статистику продаж, клиентов и автомобилей. С помощью CRM-инструментов программа для СТО поможет грамотно организовать ежедневную работу администратора, мастера-приемщика, менеджера по запчастям, механиков, электриков, диагностов и другого персонала.

Итого

Сложив весь объем работ по руководству и бухгалтерии в автосервисе, нарисуем две картины годовой выгоды:

Экономим деньги – берем задачи бухгалтера на себя. Например, его услуги для бизнеса стоят 100 тысяч рублей в месяц (с НДФЛ, взносами и прочим). Экономим 100 тыс х 12 мес = 1,2 млн рублей.

Выигрываем время – отдаем бухгалтерию специалисту. Допустим, он работает по 8 часов 5 дней в неделю, месяц в году отдыхает. Освобождаем 40 час х 48 нед = 1920 часов. Это 240 рабочих дней.

Это ваш выбор – сэкономить деньги и вести бухгалтерию самому или же отдать работу специалисту, контролировать его с помощью ПО и использовать освободившиеся 240 дней для развития бизнеса. Мы бы сделали ставку на второй вариант, а вы?