Хранение ключей в автосервисе

Когда клиент автосервиса передаёт мастеру-приемщику ключ от машины, то обычно вздыхает с облегчением: в ближайшее время переживать об авто не придётся. А вот мастер-приемщик получает дополнительный груз ответственности, потому что таких ключей у него уже полный ящик, и потерять или перепутать очередной проще простого.

Несколько слов о порядке

Ключи в автосервисах путаются и теряются, это грустный факт. Оставим за скобками случаи злонамеренного вредительства. Чаще всё происходит по следующей схеме: сотрудник взял ключ, воспользовался, положил в карман, да и забыл про него. А его коллега уже сбился с ног в поисках. К ремонту приступить нельзя, сроки горят, коллектив нервничает… Нет, здесь однозначно нужна какая-то система учета.

Оптимальный способ — ключница и журнал учета при ней. Система работает без сбоев, если каждый сотрудник неукоснительно соблюдает простой алгоритм: расписался в журнале —> взял ключ —> выполнил необходимые манипуляции —> повесил ключ на место —> снова расписался в журнале. При этом настоятельно не рекомендуется передавать ключи напрямую из рук в руки — именно так они и теряются. У данной методики есть одно слабое место: сами ключи, точнее, их схожесть. На доске висит штук двадцать — как быть уверенным, что взял именно тот, за который расписался в журнале? Вот об этом и поговорим.

Двадцать два из ларца одинаковых с лица

Очень важно помечать ключи максимально понятным образом, ведь когда счет идет на десятки, надеяться на зрительную память как-то опрометчиво. Вот какие варианты можно использовать:

Стикеры — цветные листочки бумаги с клейкой полосой. Можно наклеить на брелок или сам ключ и подписать шариковой ручкой.

Плюсы:

  • Продаются в любом киоске Роспечати, стоят копейки. 
  • Разнообразие цветов позволяет ввести дополнительную дифференциацию: например, желтые стикеры для кузовного ремонта, розовые — для электрики.

Минусы:

  • Выглядят непрезентабельное, если не сказать неряшливо.
  • Держатся непрочно и могут отклеиться в самый неподходящий момент.

Бумажные браслеты, какие используются для прохода на платные мероприятия.

Плюсы:

  • Прочные — случайно точно не оторвётся.
  • Яркие — видны издалека.
  • Длинные и узкие — удобно пропускать в кольцо брелка или ключа и застёгивать.

Минусы:

  • Нужно заказывать у специализированных поставщиков.
  • На узкой полоске неудобно писать.
  • Внезапно, снова прочность: чтобы снять такой браслет с ключа, клиенту придётся поискать ножницы или пустить в ход зубы.

Брендированные ярлыки — бумажные (реже пластиковые) ярлыки специальной формы с текстовым полем, оформленные в цветах вашего предприятия

Плюсы:

  • Работают на маркетинг: на каждом ярлыке ваш логотип, телефон и адрес сайта.
  • Предусмотрены именованные поля: марка и модель авто, госномер, фамилия приёмщика.
  • Имеют специальную застёжку для крепления.

Минусы:

  • Разработка макета и печать стоит денег, причем из-за сложной формы ярлыка печать доступна не в каждой типографии.
  • Материал может плохо воспринимать шариковую ручку, а писать маркерами на маленькой площадке неудобно.

Автоматизированные системы хранения ключей — совмещают аппаратный комплекс и программное обеспечение.

Плюсы:

  • Могут разделять доступ к ключам для сотрудников с разным кругом обязанностей.
  • Ведут учёт взятым ключам, отражают его в специальном документе.
  • Имеют защиту от разгильдяя: ключ нельзя вынуть из гнезда, пока не введешь все данные или не подтвердишь свою личность.
  • Позволяют управлять сотнями ключей — особенно актуально для автосалонов.

Минусы:

  • Это дорого. Если стикеры можно купить буквально на сдачу с обеда, а на ярлыки или браслеты потратиться единоразово, то установка и обслуживание такой системы — полноценная статья бюджета, позволить себе которую готово далеко не каждое предприятие, особенно из сегмента малого или среднего бизнеса.

В заключение следует отметить, что сам по себе метод контроля ключей на СТО вторичен. А на первом месте по важности стоит дисциплина и стремление к порядку во всех аспектах работы: в хранении ключей от клиентских автомобилей, в ведении складского учёта, в оформлении документов, в расчете стоимости ремонта и т.п. К слову, в отношении последних пунктов поддерживать порядок помогает «АвтоДилер Онлайн».

Попробуйте «АвтоДилер Онлайн» бесплатно

Это комплексное решение для управления автосервисом:

  • Старт за 5 минут
  • Поддержка бесплатно
  • От 1590 р./мес.

Похожие записи